في ظل الأزمات الكبيرة التي تعرض لها العالم جرّاء جائحة كورونا، والإجراءات الاحترازية التي طبقتها الشركات لمواجهتها، يظل التفكير في تخفيض النفقات من أهم الخطوات وأكثرها فاعلية لمجابهة المشكلات الاقتصادية الواقعة على عاتق الشركات.
فمثلاً في الصين، ظهر تراجع واضح وحاد في قطاعي الصناعة التحويلية والخدمات، ففي قطاع الصناعة التحويلية كان الهبوط حادًا ، لدرجة أن الخبراء الاقتصاديين وصفوه بأن مستواه يضاهي بداية الأزمة المالية العالمية، في حين يعود التراجع في قطاع الخِدْمَات بسبب التأثير الكبير الناجم عن التباعد الاجتماعي.
ونظراً لتوقف كثير من الصناعات فقد انخفض العرض والطلب في العالم على أسهم بورصات شحن المواد الجافة كمواد البناء والسلع الأولية على غرار ما شهدته أكثر مراحل الأزمة المالية العالمية حدة، وليس لهذا الانخفاض مثيل في فترات انتشار الأوبئة السابقة.
نعرض في هذا المقال أكثر 7 أفكار مُلهمة تساعدك على خفض نفقات ومصروفات شركتك، كما فعلت عدّة شركات واستطاعت بالرغْم من الظروف الاقتصادية القوية رفع إنتاجيتها بالتعامل مع هذه الظروف وإدارتها بحكمة تجنبًا للخسائر والإفلاس مما قد يقود في الأخير إلى إغلاق الشركة نهائيًا والخروج من السوق.
1. العمل عن بعد
الكثير من الشركات لم يتوقف نشاطها التجاري بل ظلت مستمرة، وعلى العكس فإن بعض الشركات قد زادت إنتاجيتها. إن العمل من المنزل يوفر على الشركة الكثير من نفقات المرافق والخدمات مثل الكهرباء، ويغنيك عن تكاليف السفر لحضور الاجتماعات الضرورية فوجود تطبيقات مثل Skype أو Zoom أو غيرها من التطبيقات الأخرى عبر الإنترنت التي توفر خدمة فيديو عالية الجودة، تختصر عليك الكثير من الوقت والجهد والمال.
هناك بعض الاستراتيجيات التي اتبعتها الشركات حتى بعد رفع حظر التجوال من جرّاءِ الجائحة العالمية، مثل نظام العمل لمدة 4 أيام في الأسبوع بدلاً عن 5 أيام، بالطبع قد يتبادر إلى ذهنك أن هذا يسبب خسائر للشركة ويقلل من الإنتاجية، ولكن بقليل من التفكير سترى أنه سيعزز من إنتاجية موظفيك ويساعد على رفع معنوياتهم، فهناك الكثير من الموظفين ينجزون أعمالهم اليومية قبل انتهاء الدوام، فمن الأفضل تقليص الزمن وزيادة المهام. فخير مثال على الشركات التي تتبع نظام العمل عن بعد، شركة باي فلو حيث تتم إدارة الموظفين الذين يعملون في الشركة بطريقة منظمة باسخدام برامج العمل عن بعد لإدارة الموظفين.
2. تخفيض المرتبات
إن فكرة تخفيض المرتبات بالرغم من تأثيرها المباشر والسريع في خفض التكاليف، إلاً أنها من أكثر الخطوات التي يجب أن يتم الاستعداد لها جيداً وتجهيز الموظفين معنوياً لها، فقد تفقد ولاء الموظفين وثقتهم وتجعلهم يبحثون عن فرص عمل أخرى، ولكن في ظل الأزمات الاقتصاديةـ واضطرار الكثير من الشركات لتسريح مئات الموظفين؛ تصبح الوظائف نادرة، فيمكنك تخفيض المرتبات، وبذل وعود بأن إلغاء الامتيازات وتقليل المرتبات ما هو إلّا قرار مؤقت، وستعيد الإدارة النظر فيه مرة أخرى بعد زوال الأزمة.
وكن حريصا على خفض مرتبك كمدير أولاً، ثم مرتبات الوظائف العليا.
اقرا ايضا : الدليل الارشادي لمسك الدفاتر
3. التوقف عن توقيع العقود الجديدة وبدلًا عن ذلك عيّن المتدربين أو المستقلين
لست مضطراً لفتح فرص جديدة للتوظيف أو توقيع عقود جديدة سنوياً، طالما متاح لك خيار الاستعانة بالمتدربين والمستقلين (الفريلانسرز).
هناك فوائد عدّة تجنيها الشركات من فتح فرص للتدريب لخريجين جُدد من الجامعات، فصحيح أنك كصاحب منشأة سوف تصرف على برامج التدريب ولكنك بالمقابل سوف تحصل على من يؤدي الأعمال بمرتبات أقل وجودة جيدة، ومن بين المتدربين عقول مبتكرة مبدعة ستعمل المستحيل لتحصل على خبرة من العمل معك، فهو عرض مرضي لكل الأطراف، وسوف يعملون على تنمية شركتك على المدى البعيد، فهنا يتضح لنا جيداً كَمَيَّة الأموال التي سيتم توفيرها على الشركة.
أما بالنسبة للمستقلين (الفريلانسرز)، فيوجد الآلاف من المستقلين
ن يعملون من منازلهم يملكون خبرة ممتازة في مجال عملهم ومستعدين لتقديم خدماتهم بجودة عالية، هذه الفرصة تضمن لك الانفتاح على كل المواهب المتاحة في السوق، والعمل على تحسين إنتاجيتك، وبالطبع كلما زاد إنتاجك كلما زاد دخل الشركة. وهناك عدة مواقع على الإنترنت عربية كانت أم إنجليزية تسهل عليك عملية البحث عن مستقلين بمختلف مجالاتهم وتخصصاتهم مثل موقع Upwork وموقع خمسات مثلًا أو مستقل.
4. الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر
بما أن الهدف الأساسي من منشئتك أو شركتك هو الربح المادي، فمراقبة المصروفات وحفظ السجلات وجميع المعاملات المتعلقة بالأنشطة المالية للشركة هو أهم جزء في عملية الإدارة، وهو بمثابة البنية التحتية لقاعدة المعلومات المالية لشركتك.
وقد يكون الأمر متعباً ويشكل ضغطاً عليك وعلى موظفيك، فيمكنك الاستعانة بشركات خارجية تملك محاسبين على قدر عالي من المهنية والتدريب وعلى استعداد للعمل بأجور أقل مقارنة بتلك التي تدفعها عند توظيفك موظفاً بعقد دائم في الشركة.
فالاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر المحاسبية يسمح لك بالتركيز على مهامك الأساسية، وستعطيك نظرة شاملة لوضعك المالي، وهذه إحدى الخدمات التي توفرها لك پاي فلو، بعد إرسال كافة الفواتير ومعاملاتك المالية ليعمل محاسب پاي فلو على مسك الدفاتر المحاسبية و إعداد التقارير المالية الشهرية وإعداد القوائم المالية لمشروعك باستخدام برامج محاسبية ممتازة، بالإضافة إلى تقديم استشارات تجنبك الكثير من الخسائر المادية، وتحميك من المساءلة القانونية.
5. استخدام النسخ المجانية من الأدوات Tools عبر الإنترنت
لا تتطلب جميع المهام والمشاريع العمل على أدوات بإمكانات عالية، هناك بعض المشروعات التي يمكنك إنجازها باستخدام النسخ المجانية المتوفرة على الإنترنت، مثلاُ توفر Google الكثير من المميزات التي تؤدي لك مهامك بأفضل النتائج، مثل قوقل درايف. و يتوقف شراء نسخة من التطبيق على طبيعة مشروعك، فالدراسة الجيدة للمشروع ومعرفة حجم الأدوات التي يحتاج لها حتى يتم الوصول للأهداف توفر عليك آلاف الدولارات.
6. أبدع في التسويق لنفسك
مهما كانت فكرتك عظيمة ومنتجك لا مثيل له في السوق، فلا فائدة منه إن لم يشترِ منك أحد، فالغرض الرئيسي لشركتك هو بيع المنتجات الخاصة بها، فالحل السحري هو التسوق الصحيح لشركتك واستخدام الأساليب الحديثة.
وعند التفكير في خفض تكاليف الشركة، ففي المقابل عليك التفكير في زيادة إنتاجية الشركة أي زيادة نسبة المبيعات Social Commerce لتغطية أي عجز موجود. اختلفت الآن طرق التسويق عن الماضي، فالتسويق التقليدي يستنزف منك الكثير من الأموال مع إمكانية انتشار أقل، أما التفكير في طرق التسويق الحديثة يضمن لك ميزانية أقل مع سرعة انتشار.
هناك العديد من طرق التسويق التي يمكنك أن تستخدمها كالتسويق عبر المؤثرين Influencers marketing، أو التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي Social media Marketing التي أصبحت متاحة لدى الكل بمختلف الفئات العمرية، أو التسويق عبر الإعلانات الممولة Social Ads، وغيرها الكثير من طرق التسويق الحديثة التي أصبحت متاحة للكل.
7. الاستغناء عن الطباعة
قد تبدو لك الفكرة غير ذات جدوى، أو أن تأثيرها ليس كبيراً على ميزانية الشركة، ولكن أحسب التكاليف السنوية التي يتم صرفها على حبر الطباعة والأوراق، ناهيك عن سعر الصيانة للمعدات، والمساحة التخزينية التي تملؤها تلك المعدات من طابعات وورق.
بالاستغناء عن الطباعة واستخدام مستندات قوقل أو أي أدوات رقمية تساعد على حفظ البيانات، سوف توفر على شركتك الكثير، وتحتفظ ببياناتك في مكان آمن، وإن كنت ستستخدم الورق، لماذا إذًا تستخدم أجهزة الحاسوب؟ فمن الأفضل الاستفادة القصوى من الأجهزة المتوفرة لديك لتقليل الاستهلاك.
الخلاصة
الإدارة المالية الصحيحة لشركتك والاستفادة القصوى من الموارد المتاحة لديك تجعلك في وضع آمن لأطول فترة ممكنة وتضمن رفع مستوى أداء الشركة حتى في أصعب الظروف الاقتصادية، وتمكنك من العمل على تطوير وتحسين أداء عملك وبذلك يرفع من إنتاجية الشركة.
