أثرت الأتمتة بطريقة مباشرة على مختلف قطاعات الأعمال بشكل عام وعلى قطاع المحاسبة بشكل خاص، مما أدى إلى الخوف من أن تحلّ محل المحاسبين.
إلا أن الأتمتة في الحقيقة لا تشكّل خطراً على المحاسبين بل على العكس تساعدهم في تبسيط وتحسين مهامهم اليومية وزيادة إنتاجيتهم.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- ما هي أتمتة المحاسبة؟
2- ما هي إيجابيات وسلبيات أتمتة المحاسبة؟
3- كيفية معرفة ماهية نظام أتمتة المحاسبة الأفضل لتلبية احتياجات شركتك
ما هي أتمتة المحاسبة
تُعد الأتمتة المحاسبية هي عملية استخدام البرمجيات للمساعدة في أتمتة معظم المهام المحاسبية اليدوية، بما في ذلك المشتريات الحسابات المستحقة الدفع ووثائق مراجعة الحسابات، وذلك من أجل زيادة دقة العملية المحاسبية وأمنها وكفاءتها.
يشير مصطلح أتمتة المحاسبة إلى قيام أجهزة الحواسيب بمهام محاسبية مثل حساب الأرقام وتقديم التقارير وتتبع الأموال بهدف توفير الوقت والتقليل من الأخطاء.
ما هي إيجابيات وسلبيات أتمتة المحاسبة
سنستعرض في هذه الفقرة أبرز إيجابيات أتمتة المحاسبة وسلبياتها:
إيجابيات أتمتة المحاسبة
تساعد الأتمتة المحاسبية الشركات في:
- توفير الوقت والجهد، إذ تسرّع المهام وتسهّلها وتسمح للمحاسبين والإداريين بالالتفات إلى مهام أخرى أكثر أهمية والتركيز عليها.
- التقليل من الأخطاء البشرية، إذ تساعد على تجنب الأخطاء التي يرتكبها المحاسبون في كثير من الأحيان أثناء التعامل مع الأرقام والحسابات.
- تحسين الدقة المالية وضمان صحة البيانات والمعلومات المالية المختلفة وتعزيز فعالية الوظيفة المحاسبية، إذ تحرص على تسجيل الأرقام كما هي وفي مكانها الصحيح.
- تعزيز أمن البيانات، إذ توفّر حماية أفضل للبيانات الحساسة التي لا يجوز اختراقها أو سرقتها أو ضياعها، وتسمح بإعداد التقارير المالية على الفور وفي أي وقت.
- توفير الكثير من الراحة، إذ تتيح مختلف المعلومات المتعلقة بالوظائف المحاسبية عبر لوحة معلومات، وتسمح بتحديث التقارير المالية والبيانات قدر الإمكان بأسهل شكل ممكن عدة مرات في اليوم.
- تعزيز موثوقية المحاسبين ومصداقيتهم في إدارة الأرباح والخسائر ومساعدتهم في فهمها بتفصيل أكبر من ذي قبل واتخاذ قرارات مالية أكثر ملاءمة بسهولة أكبر.
- تجنب أزمة التدفق النقدي، إذ توفّر صورة كاملة وشاملة عن التدفق النقدي ومقدار الأرباح والإيرادات والنفقات، وتساعد على التنبؤ المالي بشكل أفضل.
- تتميز أنظمة الأتمتة بالمرونة وبكونها قابلة للتكيف بما يكفي لتتناسب مع المتطلبات التي تحتاجها مختلف الأعمال التجارية من مختلف الصناعات.
- معالجة البيانات المالية وتخزينها بالطريقة المناسبة ومن دون فقد أي معلومة مهمة.
- تسهيل استرداد مستند أو مراجعته أو العثور على سجلات مختلفة من مجلدات ودفاتر محاسبية من خلال منحهم تسميات واضحة وتصنيفات محددة.
- إتاحة جميع التقارير المالية اللازمة لأي شخص يحتاج إليها في العمل التجاري مما يساعد على تبسيط تسوية عمليات مراجعة الحسابات والسجلات، كما تساعد في تحليل الاتجاهات والتباينات مما يسمح باتخاذ قرارات تجارية مدروسة بشكل أسرع.
- إدخال البيانات والمعلومات المختلفة ولن يترتب على المحاسبين عندها سوى التحقق من صحة التفاصيل ودقتها.
- معرفة الخصومات مما يتيح لأصحاب الأعمال معرفة مقدار ما يمكن توقعه خلال وقت إعداد الضرائب بمجرد دخول المعاملات.
- زيادة إنتاجية المحاسب وكفاءته وتقديم الفرصة له للتطوير الشخصي على المستوى المهني.
- تتبع النفقات والإيصالات والفواتير في موسم الضرائب.
ما الحل الأنسب لتسهيل إصدار الفواتير وإرسالها؟
إليك خدمة إصدار الفواتير الإلكترونية التي تقدمها شركة باي فلو Piflow السعودية المتخصصة.
ما هي خطوات الحصول على هذه الخدمة؟
- احجز جلسة مجانية مدتها 30 دقيقة من هنا لشرح وتحديد وتوضيح آلية العمل.
- ادفع الرسوم لتأكيد اشتراكك.
- انتظر أن يتواصل معك الموظف المسؤول عن إصدار فواتيرك خلال يوم عمل.
سلبيات أتمتة المحاسبة
- تُعد مكلفة للتنفيذ في البداية مع زيادة تكاليف البرامج والأجهزة والتدريب.
- قد تُحدِث مشكلات فنية في الأنظمة الآلية مما قد يؤدي إلى أخطاء أو توقف يُعطّل العمليات التجارية المختلفة.
- تُقلل من التدخّل البشري أو المشاركة البشرية مما يؤدي إلى فرص ضائعة للرؤى التحليلية وصنع القرار.
- تُقلل من فرص الوظائف المحاسبية إذ سيكون هناك حاجة أقل للمحاسبين البشريين لإدارة الدفاتر ومختلف المهام المحاسبية.
- تتطلب أنظمة الأتمتة الآلية تحديثات منتظمة ومستمرة للمواكبة والبقاء على اطّلاع مما قد يستغرق وقتاً طويلاً ومبالغ كبيرة.
- تتسبب في إنفاق الكثير من المال بسبب الدورات التدريبية التي يجب على المحاسبين المبتدئين الخضوع لها لمعرفة كيفية استخدام أنظمة الأتمتة.
كيفية معرفة ماهية نظام أتمتة المحاسبة الأفضل لتلبية احتياجات شركتك
فيما يلي أهم النصائح التي يجب إتباعها عند البحث عن نظام أتمتة المحاسبة المناسب لعملك:
- فكّر في احتياجاتك وما الذي تريد أتمتته.
فمثلاً: هل تريد أتمتة الفواتير أو التركيز على الحسابات المستحقة الدفع والمستحقة القبض؟ هل تحتاج إلى برنامج محاسبة لإدارة عمل تجاري كامل أم أنك تبحث فقط عن طريقة أفضل لإدارة أموالك الشخصية؟
- تعرّف على الميزات الأكثر أهمية لعملك التجاري قبل البحث عن أنظمة أتمتة محاسبية.
فمثلاً: بعض أنظمة الأتمتة تؤتمت كل شيء بدءاً من البيانات المالية وإدارة المخزون وخدمات كشوف المرتبات وأكثر من ذلك، بينما تتخصص أنظمة أخرى في مجال واحد فقط.
- ابحث عن نظام أتمتة يتضمن واجهة مستخدم بديهية لا تتطلب تدريباً مكثفاً على كيفية الاستخدام، وذلك لتضمن وصول جميع الموظفين إلى المعلومات وصولاً أسرع عندما يكونون في أمس الحاجة إليها.
- فكّر في ميزانيتك، إذ لن تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال مقدماً من أجل العثور على نظام الأتمتة الصحيح إذا فكرت بميزانيتك جيداً وما أنت قادر على إنفاقه.
أخيراً، لم تعد الأتمتة المحاسبية في يومنا هذا خياراً، إذ باتت ضرورية لرفع مستوى جودة وكفاءة وفعالية أي عمل تجاري ولتحسين أدائه المالي.
لذلك يجب أن تبحث عن نظام الأتمتة الأنسب لعملك والذي سيساعدك على توفير الوقت والمال وتقليل الأخطاء واكتساب رؤى أفضل بما يخص القرارات والتنبؤات المالية.
