تتساءل أغلب المشاريع الناشئة عن كيفية إعداد الضرائب وتسجيل البيانات المالية وعن كيفية تحديد الأهداف المالية للسنوات القادمة.
وهذا هو الوقت بالضبط لتوظيف مكتب محاسبة خارجي مناسب للقيام بهذه الأعمال.
إذ تمتلك مكاتب وشركات المحاسبة المحترفة الخبرة والمعرفة لإرشادك وتقديم أهم النصائح للتخطيط وتوقّع الأفضل لعملك.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- ما هي محاسبة المشاريع الناشئة؟ وما المقصود بمكاتب المحاسبة الخارجية
2- أهمية مكاتب المحاسبة
2- ماذا أفعل إذا لم أتمكن من توظيف محاسب؟
3- كيف أختار مكتب المحاسبة المناسب لمشروعي الناشئ؟
4- أهم النصائح لاختيار مكتب المحاسبة المناسب
ما هي محاسبة المشاريع الناشئة وما المقصود بمكاتب المحاسبة وما أهميتها
تُعد محاسبة المشاريع الناشئة نوع المحاسبة الذي ينظم المعلومات المالية ويسجلها ويفسرها ويوفر نظرة شاملة عن الصحة المالية للمشروع ويولي اهتماماً خاصاً بأصغر التفاصيل التي يجب ملاحظتها في المشاريع الناشئة.
أما مكاتب المحاسبة أو شركات المحاسبة هي التي تراجع حسابات المشروع الناشئ وتمسك الدفاتر وتتولى كافة العمليات المحاسبية باحترافية وبأدق شكل ممكن.
أهمية مكاتب المحاسبة
سنستعرض في هذه الفقرة أهمية مكاتب المحاسبة بالنسبة للمشاريع الناشئة:
- إنشاء السجلات المالية مما يسهل تتبع كل من الإيرادات والنفقات
- تقديم المشورة والتوجيه بشأن كيفية تحسين الصحة المالية العامة للمشروع الناشئ
- المساعدة في التخطيط طويل الأجل للمشروع الناشئ مثل االتطلع إلى شراء عقار أو تحديث البنية التحتية للمشروع وغيرها
- تحديد كيفية تحقيق الربحية وما هي الاحتياجات من حيث التدفق النقدي
- إجراء عمليات تدقيق للسجلات المالية ولضوابط وسياسة المشروع الناشئ
- دعم أهداف المشروع الناشئ بأكثر الطرائق فعالية وكفاءة
- تقديم مجموعة متنوعة من الخدمات الضريبية مثل: تحديد قانون ضريبي جديد، وتحديد المسؤولية الضريبية للمشروع الناشئ، وضمان تلبية جميع متطلبات الإيداع والمواعيد النهائية في الوقت المناسب
- ضمان امتثال ممارسات الإبلاغ المالي الخاصة بصاحب المشروع للوائح الحالية
- المساعدة في اتخاذ قرار بشأن توسيع نطاق العمل
ماذا أفعل إذا لم أتمكن من توظيف محاسب
ما عليك سوى أن تستعين بخدمة الإعداد التي تقدمها شركة باي فلو Piflow المحاسبية السعودية، وذلك لتنظيم وتسجيل كافة البيانات المالية السابقة.
كيف أسجل في هذه الخدمة؟
- احجز جلسة مجانية مدتها 45 دقيقة من هنا لشرح المتطلبات وفهم طبيعة العمل
- أرسل متطلبات تقييم حجم العمل التي تشمل: (عقد التأسيس، السجل التجاري، كشف الحساب البنكي للفترة المطلوبة كاملة بصيغة اكسل، آخر قوائم مالية إن وجدت)
- اقبل عرض السعر وشارك الفواتير
كيف أختار مكتب المحاسبة المناسب لمشروعي الناشئ
فيما يلي أهم خطوات اختيار مكتب المحاسبة الأنسب لعملك ومشروعك الناشئ:
1- اكتشف ما يحتاجه مشروعك الناشئ:
يجب أن تمتلك أولاً فكرة واضحة عن المهام أو الالتزامات التي تريد أن يتولاها مكتب المحاسبة قبل أن توظفه.
كما يجب أن تمتلك فكرة واضحة عن أنواع المحاسبين الذين يؤدون هذه المهام حتى تتمكن من توظيف مكتب المحاسبة الأنسب لعملك.
فمثلاً، تتمثل وظيفة المحاسب غير المعتمد Non-Certified Accountant في المساعدة في أنشطة كإنشاء بيانات مالية شهرية ومسك الدفاتر، بينما تتمثل وظيفة المحاسب العام المعتمد Certified Public Accountant في طلب المشورة بشأن التخطيط الضريبي أو إعداد الإقرارات الضريبية أو مراجعة البيانات المالية.
2- تأكّد مما إذا كان موقع مكتب المحاسبة يُحدث فرقاً:
تتعامل الكثير من المشاريع الناشئة في يومنا الحالي مع شركات ومكاتب محاسبة عبر الإنترنت مما يشير إلى أن الموقع ليس مصدراً للقلق كما كان في السابق.
لكن لا يعني هذا أن التعامل مع شركة محاسبة عبر الإنترنت هو دائماً الخيار الأفضل لمشروعك الناشئ والأكثر ملاءمة لنجاحه.
لذلك يجب أن تفكر أولاً ما إذا كنت تفضل التعاون مع المحاسبين عبر الإنترنت أو وجهاً لوجه لتنظيم شؤونك المالية، ومن ثم البحث عن مكتب المحاسبة الأنسب لك.
3- ابحث عن مكتب المحاسبة الخبير بالمشاريع الناشئة:
إذا كنت صاحب مشروع ناشئ قد بدأ للتو فعليك أن تبتعد عن توظيف الشركات والمكاتب المحاسبية الضخمة التي يوظفها أصحاب المشاريع الكبيرة لأنها تقدم عدداً كبيراً من الخدمات التي قد لا تحتاجها، بالإضافة إلى أنها تفرض رسوماً إضافيةً أنت في غنىً عنها.
وعليك أن تبحث عن شركات ومكاتب المحاسبة الخبيرة والمتخصصة في التعامل مع المشاريع الناشئة لأنها ستكون على دراية تامة بما تواجهه هذه المشاريع في بداياتها من تحديات وقادرة على تقديم الخدمات والحلول المناسبة لهذه التحديات.
4- اعثر على مكتب محاسبة متخصص في مجالك:
ستحتاج إلى توظيف شركة المحاسبة الخبيرة في إعداد الإقرارات الضريبية والوثائق المالية للمشاريع الناشئة ذات الحجم والإيرادات التي يمكن مقارنتها بمشروعك والقادرة على تلبية احتياجات ومتطلبات مشروعك المتزايدة بالظبط ومع مرور الوقت.
5- تأكد من سمعة مكتب المحاسبة:
قبل أن توظف مكتب المحاسبة عليك أن تتأكد من سمعته ومما إذا كانوا العملاء السابقين راضيين عنه وعما يقدمه من خدمات محاسبية مختلفة.
لذلك:
- ابحث عنه في مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة مثل فيسبوك وانستغرام، واقرأ تعليقات ومراجعات العملاء للتأكد مما إذا كانت إيجابية أو سلبية.
- ابحث عنه في جوجل واطّلع على تقييمه.
- اسأل عنه زملاءك وأصدقاءك وما إذا كانوا يوصون به.
- اسأل المنظمات غير الربحية والحكومية التي تقدم المشورة والنصيحة وأفضل توصيات المكاتب المحاسبية مجاناً.
6- استفسر بخصوص برامج المحاسبة Accounting Software:
إذا وجدت مكتب محاسبة جيد يجب أن تطلع على أنواع البرامج المحاسبية التي يستخدمونها، وتستفسر عنها وعما إذا كانت قديمة أو حديثة، وعما إذا كان يتطلعون إلى الترقية إلى أحدث برامج المحاسبة المتاحة عبر الإنترنت.
كما يجب أن تتأكد من أن مكتب المحاسبة هذا قادراً على استخدام برامج المحاسبة بالشكل الأفضل، وما إذا كان بإمكانه مساعدتك في الحصول على تخفيض في سعر برنامج المحاسبة المستخدم والاستفسار عن هذا الاحتمال.
7- تحقق مما إذا كان مكتب المحاسبة يستخدم التكنولوجيا السحابية Cloud Technology:
أصبح استخدام التكنولوجيا السحابية شائعاً بشكل متزايد بين المحاسبين، وذلك بسبب ما تتيحه لهم من مزايا عديدة مثل حماية البيانات وتوافر البيانات من موقع بعيد والقدرة على التكيّف مع المهام المختلفة.
لذلك يجب أن تتأكد مما إذا كان مكتب المحاسبة الذي ستتعامل معه يستخدم هذا النوع من التكنولوجيا ويمتلك هذه المزايا العديدة التي ستسمح له بالتعامل مع أي مخاوف قد تكون لديك وفي أي وقت كان.
8- ابحث عن مكتب محاسبة متكامل:
يجب أن تبحث عن مكتب المحاسبة الذي يقدم مجموعة متنوعة من الخدمات خاصةً للأعمال التجارية مثل الإدارة المالية ومراجعة الحسابات والإبلاغ وتحليل التدفق النقدي وتخطيط التعاقب.
9- تأكد من امتلاك مكتب المحاسبة لحساب على لينكدإن LinkedIn:
يعد امتلاك حساب على موقع التواصل المهني لينكد إن ضرورة مهمة لأي محاسب نشط أو مكتب محاسبة ناجح.
لأن تواجدهم على هذه المنصة يدل على أنهم قادرين على إدارة الأعمال التجارية كما يجب، وأنهم يتمتعون بمصداقية عالية، كما يبيّن رأي عملائهم فيهم بفضل التوصيات والشهادات المدرجة.
10- استفسر عن تواتر الإبلاغ Reporting Frequency:
يجب أن تسأل مكتب المحاسبة الراغب في توظيفه عن تواتر الإبلاغ، أي عن التواتر الذي يمكنك من خلاله توقّع تلقي البيانات المالية منهم.
كما يجب أن تسألهم عما إذا كانوا سيقدمون المساعدة فقط في موسم الضرائب أو أنهم قادرين على التواجد في أي وقت تحتاجهم فيه لحل أي مسألة أو مشكلة وتقديم الاستشارة اللازمة.
أهم النصائح لاختيار مكتب المحاسبة المناسب
سنستعرض في هذه الفقرة مجموعة من أهم النصائح التي ستضمن لك اختيار وتوظيف مكتب المحاسبة المناسب لمشروعك الناشئ:
- حاول ألا تهمل أي جهة اتصال لديك على حسابات مواقع التواصل الاجتماعي أو في بريدك الإلكتروني أو في هاتفك المحمول عند البحث عن توصيات لمكاتب محاسبة أو عند الاستفسار عن مكتب محاسبة معين.
- لاتتسرع في عملية التوظيف أي لا تختار أول مكتب محاسبة مناسب تقابله بل خذ وقتاً كافياً لإجراء مقابلات مع مرشحين متعددين حتى تتمكن من اتخاذ قرار عملي أكثر.
- تحقق من مدى أمانة مكتب المحاسبة ومما إذا كان جميع الذين قد تعاملوا معه يقيّمونه على أنه عالي الموثوقية.
- تفاوض على الرسوم إذا طلب مكتب الذي ترغب في توظيفه مبلغاً كبيراً، وحاول أن تصل بالتفاوض إلى مبلغ معقول ومقبول لكلا الطرفين.
- تأكد مما إذا كنت تشعر بالراحة في التحدث إلى المحاسبين العاملين في مكتب المحاسبة وما إذا كنت قادراً على تحمّل أسلوبهم وتعاملهم على المدى الطويل لأنك ستتعامل معهم شخصياً من دون وسيط.
- كن منفتحاً وصادقاً مع مكتب المحاسبة الذي ترغب في توظيفه، أي زوده بكافة المعلومات ذات الصلة بعملك ووضعك المالي وأهدافك حتى يتمكن من تزويدك بأفضل الخدمات الممكنة ويساعدك في اتخاذ أفضل القرارات لمشروعك الناشئ.
- لا تبخل على مشروعك الناشئ بجودة الخدمات وبدقة الحلول المحاسبية المختلفة ولا تبخل على نفسك بخصوصية ومرونة ومصداقية التعامل ووظّف شركة باي فلو Piflow المصنّفة واحدة من أفضل شركات المحاسبة في المملكة العربية السعودية وهي ستلبي كل متطلبات مشروعك المحاسبية واحتياجاته.
أخيراً، سيوفّر عليك توظيف مكتب محاسبة خارجي لمشروعك الناشئ الكثير من المال الذي يكلفه توظيف محاسب ضمن المشروع، بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد على المدى الطويل.
لذلك حتى ولو كنت قد بدأت مشروعك للتو وليس لديك أي موظفين واعتمدت على البرامج المحاسبية لإنجاز مهامك لا تتأخر في البحث عن مكتب محاسبة جيد ينجز كافة مهامك المحاسبية بأفضل شكل ممكن.
