تفضل أغلب الشركات إنجاز مهامها المختلفة بمفردها لكي توفر مبالغ كبيرة من المال وتستثمرها في أمور أكثر ربحاً وأهميةً، ولكن ماذا لو أرادت هذه الشركات توفير التكاليف الخاصة بالمحاسبة أيضاً؟
هنا يجب عليها أن تستخدم برامج المحاسبة، إذ تقلل هذه البرامج من العمل اليدوي وتؤتمت العمليات المحاسبية وتبسطها وتسرعها وتزيد من كفاءتها ودقتها ووقت استجابتها.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- ما هي برامج المحاسبة؟
2- أهمية برامج المحاسبة ومهامها
3- أنواع برامج المحاسبة
4- أفضل برامج المحاسبة
ما هي برامج المحاسبة
برامج المحاسبة هي نظام متكامل ومجموعة من التطبيقات لإدارة ومعالجة البيانات المالية والمخزون والمدفوعات عبر الإنترنت والحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض.
أي هي النسخة الإلكترونية من سجل المحاسبة العام، وتسجل الإيرادات والنفقات والأصول والالتزامات رقمياً وتتبعها وتقيس المؤشرات للحفاظ على صورة كاملة للصحة المالية لشركتك.
الجدير بالذكر وجود أشكال مختلفة لبرامج المحاسبة التي تقدم عدداً لا يحصى من الميزات بناءً على احتياجات كل عمل إلا أن معظمها يشترك في ميزات ووظائف أساسية ثابتة.
أهمية برامج المحاسبة
لبرامج المحاسبة أهمية كبيرة لمختلف الأعمال التجارية فهي تساعدهم في:
- توفير الوقت عن طريق أتمتة الفواتير وجدولة المدفوعات المصرفية والودائع المباشرة ودفع الضرائب بإدخال البيانات في النماذج الضريبية وتقديمها إلكترونياً إلى مصلحة الضرائب وحساب الساعات ودفع ضرائب الرواتب.
- التحسين من الدقة المحاسبية إذ يمكن لبرامج المحاسبة إرسال إشعار عند ظهور الأخطاء وتسليط الضوء عليهم.
- السماح بالوصول إلى المعلومات والبيانات الحديثة ومقارنتها بالبيانات والمعلومات السابقة فتُسرّع وتُسهّل التخطيط واتخاذ القرار والتنبؤ.
- التحسين من رؤية المعلومات والتفاصيل بدقة أكثر، فتمنع الأخطاء وتجنب التكرار وتسهل ضبط التمويل والنفقات مما يٌحسّن من الصحة العامة للشركة ومن القدرة على اتخاذ قرارات دقيقة في الوقت الفعلي.
- تستخدم برامج المحاسبة التشفير وطبقات الأمان الأخرى لحماية البيانات ومصادقة المستخدمين وتحمي المعلومات الحاسمة والسريّة في حالة فقدان أو سرقة الجهاز المحمول أو في حالة نشوب حريق أو أي كارثة أخرى.
- زيادة إنتاجية الموظفين من خلال تولي المهام المحاسبية الروتينية والسماح لهم بالالتفات إلى المهام الأكثر أهمية ومساعدتهم على تطوير استراتيجيات عمل أفضل.
- توفير تكاليف الصيانة وتوظيف المزيد من الموظفين.
- إعداد القوائم والتقارير المالية الضرورية من دون أي عناء أو جهد وربط جميع العمليات المحاسبية ببعضها.
ما هي مهام برامج المحاسبة
تتعدد المهام التي تنجزها برامج المحاسبة فتسهل عليك إدارة عملك والاهتمام به أكثر وإنجاحه والإرتقاء به، وفيما يلي أبرز هذه المهام وأكثرها أهمية:
- السماح بإدخال القيود يدوياً أو آلياً، وإتباع كل عملية شراء وكافة النفقات والإيرادات.
- الاحتفاظ بسجلات المحاسبة رقمياً، وإنشاء القوائم والتقارير المالية مثل (الربح والخسارة، التدفقات النقدية، الميزانية العمومية، المركز المالي) وتحليلها وتوضيح الصحة المالية للشركة.
- إصدار فواتير المبيعات والمشتريات وإجراء مختلف العمليات المحاسبية الأساسية والثانوية.
- إعداد الشجرة المحاسبية وتعديلها وتتبع وتدقيق كل ما يخص الضرائب.
- تقسيط الفواتير وإنشاء فواتير مرتجعة والتحكم في شكل وتصميم الفاتورة.
- توقيع الفواتير إلكترونياً ومراقبة وتعديل القيود.
- إنشاء قيود عكسية وترميز المنتجات.
- المساعدة في إدارة العملاء والسماح بالإطلاع على معلوماتهم المختلفة مثل الأرصدة المستحقة.
- التعاون مع المحاسبين وتسهيل عملية تحليل وإدارة الشؤون المالية للشركة والتقليل من وقت فحص الإيصالات والمستندات الأخرى وتدقيقها.
ماذا أفعل إذا أردت إدخال بياناتي المالية دون استخدام البرامج المحاسبية
ما عليك سوى أن تسجل في خدمة تقييم الشجرة المحاسبية المقدّمة من شركة باي فلو المحاسبية السعودية التي ستساعدك على إعداد التقارير كما يجب وإدخال البيانات المالية.
كيف أتأكد أن هذه الخدمة مناسبة لعملي؟
تكون هذه الخدمة مناسبة لك إذا:
- احتجت لوقت طويل للوصول إلى المعلومات المالية المتعلقة بمشروعك
- لم تعكس تقاريرك صورة واضحة لتفاصيل المبيعات والمشتريات
- لم تمتلك أدنى فكرة عن تفاصيل منتجاتك أو خدماتك، مثلاً: أيها أكثر تكلفة؟
- واجهت مشكلة في ضبط حساباتك عند تغيير المحاسب
- لم تقدم تقاريرك المعلومات التي تحتاجها
كيف أحصل على هذه الخدمة؟
- احجز جلسة مجانية مدتها 30 دقيقة من هنا لتقييم العمل
- اقبل عرض السعر
- احجز موعدك
سارع الآن واحصل على هذه الخدمة واستلم التقارير المفيدة والمناسبة لعملك!
ما هي أنواع برامج المحاسبة
سنستعرض في هذه الفقرة أبرز 5 أنواع للبرامج المحاسبية:
1- برنامج المحاسبة العامة General Accounting Software:
برنامج المحاسبة العامة والمعروف أيضاً باسم برنامج المحاسبة الأساسي هو النوع الأفضل للتعامل مع أساسيات تتبع الحسابات وموازنتها.
إذ يقوم هذا البرنامج بأتمتة وتتبع البيانات الأساسية ومشاركتها بين الوحدات النمطية المختلفة لضمان عدم فقدان أي معلومات أو بيانات في العملية.
الجدير بالذكر أن برنامج المحاسبة العامة:
- يسمح بإرسال البيانات تلقائياً إلى سجل المحاسبة في كل مرة تجرى فيها معاملة بدلاً من تسجيل الأرقام يدوياً
- يؤتمت المدفوعات التي سترسل عند استحقاقها مما يحافظ على توازن الديون ودفعها في الوقت المحدد
- يجمع المدفوعات تلقائياً من العملاء ويطبقها على الأرصدة المعلقة
2- برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP Software:
صمم برنامج تخطيط موارد المؤسسات لأصحاب الأعمال الذين يرغبون في إدارة أصولهم إلى جانب مواردهم المالية.
إذ يتمكن هذا البرنامج إلى جانب القدرات المحاسبية الأساسية من تخطيط موارد المؤسسات عن طريق تتبع وإدارة الموظفين والمواد والإنتاج في الوقت الفعلي.
والجدير بالذكر أن هذا البرنامج يتطلب القليل من الوقت حتى تظهر الفوائد إلا أنه سيثبت على المدى الطويل أنه فعال حقاً وخاصةً للمؤسسات الكبيرة.
3- برنامج كشوف المرتبات Payroll Software:
صمم برنامج كشوف المرتبات للشركات التي تحتاج إلى تتبع رواتب الموظفين والضرائب، فهو يضمن دفع الأجور للموظفين في الوقت المحدد وحساب الضرائب والمكافآت دون الحاجة إلى مدخلات بشرية.
4- برنامج إدارة المخزون Inventory Management Software:
يعد برنامج إدارة المخزون الأنسب للشركات التي تركز على المنتجات.
إذ يساعد هذا البرنامج في تتبع المخزون في الوقت الفعلي وفرزه حسب حجم المنتج واللون والخصائص الفيزيائية الأخرى وتتبع أوامر الشراء والطلب.
كما يصدر تنبيهات عند اقتراب المخزون من انتهاء الصلاحية ويخفض نسبة الأخطاء في إدارة المخزون بشكل واقعي إلى 0%.
5- برنامج الفواتير Invoicing Software:
يعد برنامج الفواتير الأنسب لشركات الخدمات لأنه يسهل من كتابة وتصميم وإرسال الفواتير ويضمن الفوترة والدفع في الوقت المناسب مقابل الخدمات المقدمة.
أفضل برامج المحاسبة
1- كويكبوكس أونلاين QuickBooks Online:
يستخدمه غالبية محترفي المحاسبة في الأعمال التجارية الصغيرة لأنه من أفضل البرامج، كما أنه يُسهّل من عملية مسك الدفاتر ويزيد من كفاءتها عن طريق السماح بالوصول إلى جميع الميزات المحاسبية على لوحة معلومات رئيسية واحدة بسهولة.
إيجابيات هذا البرنامج:
- قابل للتطوير
- يتكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية
- قائم على السحابة
- يتوافر منه تطبيق على الهاتف المحمول
سلبيات هذا البرنامج:
- يتطلب الترقية للمزيد من المستخدمين
- مشاكل المزامنة العرضية مع البنوك وبطاقات الائتمان
2- إكسيرو Xero:
يحتوي هذا البرنامج على واجهة نظيفة، ويتكامل تماماً مع خدمة كشوف المرتبات التابعة لجهة خارجية، ويتميز بكونه ممتازاً لأصحاب الأعمال الصغيرة.
إيجابيات هذا البرنامج:
- قائم على السحابة
- يتوافر منه تطبيق على الهاتف المحمول
- يتكامل مع خدمة كشوف المرتبات مع غوستو
- يدير المخزون بأسلوب بسيط
سلبيات هذا البرنامج:
- تقارير محدودة
- خدمة عملاء محدودة
3- فريشبوكس FreshBooks:
يقدم هذا البرنامج المزيد من تخصيصات الفوترة مقارنةً ببرامج المحاسبة الأخرى، ويتميّز بكون إرسال الفواتير واستلامها وطباعتها ودفعها وظيفته الرئيسية.
كما يتعامل هذا البرنامج مع مختلف احتياجات مسك الدفاتر الأساسية، ويُسهّل على الأعمال التجارية القائمة على الخدمات إرسال المقترحات وتتبع الوقت في المشاريع وتلقي المدفوعات.
إيجابيات هذا البرنامج:
- قائم على السحابة
- يمتلك واجهة سهلة الاستخدام
- يتكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية
- يتميز بكونه مَيْسور التكلفة
- يقدم ميزات الفواتير المتقدمة
سلبيات هذا البرنامج:
- يتوافر منه تطبيق للهاتف المحمول محدود وله قيود
4- كويكبوكس سيلف إيمبلويد QuickBooks Self-Employed :
يعد هذا البرنامج الخيار الأفضل للمستقلين غير المتفرغين والمتعاقدين المستقلين الذين يرغبون في المقام الأول في تتبع دخلهم ونفقاتهم لإنشاء إقراراتهم الضريبية.
إيجابيات هذا البرنامج:
- قائم على السحابة
- يتوافر منه تطبيق للهاتف المحمول
- يميز بين النفقات التجارية والنفقات الشخصية
سلبيات هذا البرنامج:
- لا يمكن نقل البيانات بسهولة إلى برامج محاسبية أخرى
- تقارير محدودة
5- ويف Wave:
يتميز هذا البرنامج بكونه مثالياً للأعمال التجارية الصغيرة القائمة على الخدمات التي ترسل فواتير بسيطة ولا تحتاج إلى تشغيل كشوف المرتبات.
كما يسمح هذا البرنامج لأصحاب الأعمال التجارية والمحاسبين بسحب التقارير اللازمة منه في نهاية العام لإعداد الإقرار الضريبي.
إيجابيات هذا البرنامج:
- لا يضع قيوداً على المعاملات أو الفواتير
- يتمكن من إدارة العديد من الأعمال التجارية في حساب واحد
- يسمح بعدد غير محدود من المستخدمين
- يتوافر منه تطبيق للهاتف المحمول
سلبيات هذا البرنامج:
- رسوم أعلى لمدفوعات بطاقات الائتمان
- يسمح بالتكامل فقط من خلال زابيير Zapier
أخيراً، باتت البرامج المحاسبية في يومنا هذا ضرورية لنجاح الأعمال التجارية المختلفة نظراً لما هي قادرة على تقديمه من فوائد لهذه الأعمال فيما يخص المهام المحاسبية المتنوعة.
لكن لا يعني هذا أنك بحاجة إلى التسرع في اختيار البرامج المحاسبية بل عل العكس يجب أن تأخذ الوقت الكافي لتقييم متطلبات عملك حتى تتمكن من اختيار البرنامج الأنسب والأكثر فائدة لك ولعملك.
