يواجه العديد من أصحاب الأعمال مشاكل فيما يخص إدارة الشؤون المالية لشركاتهم فيلجؤون إلى ما يسمى ببرامج المحاسبة لمساعدتهم في تتبع تدفق أموالهم الصادرة والواردة.
لا يعتمد أصحاب الشركات على البرامج المحاسبية فقط لإدارة شؤونهم المالية وإنما يعتمدون عليها أيضاً لتوفير وتقليل الوقت الذي يتم قضاؤه في إدخال البيانات.
إن اعتماد الناس على البرامج المحاسبية لمساعدتهم في تسهيل عملهم هو الخيار الأفضل للارتقاء إلى مستوى آخر في وقتنا الحالي أي في عصر التطور التكنولوجي الهائل.
لكن لا يعني هذا أن أي برنامج للمحاسبة سيفيد أي نوع عمل وأن أي برنامج سيلبي الاحتياجات المطلوبة منه لذلك يجب على كل من يرغب بتوظيف المساعدة الآلية أن يطّلع على جميع الخيارات المتاحة له.
كما يجب على كل من يرغب بتوظيف المساعدة الآلية أن يفهم قبل كل شي معنى البرامج المحاسبية ويتعرّف على مزاياها وعيوبها وعلى المعلومات الأساسية المتعلقة بها.
ما هي البرامج المحاسبية
البرامج المحاسبية Accounting Softwares هي عبارة عن برامج حاسوبية تساعد المحاسبين في تسجيل المعاملات المالية للشركة والإبلاغ عنها.
تسجل البرامج المحاسبية جميع المعاملات المالية اليومية للشركة، بما في ذلك إدارة الأصول الثابتة وإدارة النفقات وإدارة الإيرادات والحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع وتقوم بإعداد التقارير وإجراء التحليلات.
تتبع هذه البرامج أصول المنظمة وخصومها وإيراداتها ونفقاتها وتوفر للمديرين الماليين وأمناء الخزانة والمراقبين إمكانية الوصول الفوري إلى البيانات المالية الدقيقة في الوقت الفعلي وتسمح لأصحاب الأعمال برؤية أدائهم على المستوى التشغيلي.
يسمح التسجيل الآلي للمعاملات المالية بإنتاج بيانات مالية ربع سنوية وسنوية كإنتاج الميزانيات العمومية وبيانات الدخل وبيانات التدفقات النقدية وبيانات حقوق المساهمين.
ما البديل عن استخدام البرامج المحاسبية؟
تقدم لك شركة باي فلو خدمة النموذج المالي التي تساعدك على توقع المسار المالي لمشروعك وعلى اتخاذ القرارات المناسبة لما يخص مستقبل الشركة المالي.
تعد هذه الخدمة الحل الأنسب لك كما سيوفر النتائج المرجوة ويحميك من مخاطر استخدام البرامج المحاسبية التي سنذكرها لاحقاً في المقال.
تتميز هذه الخدمة المقدّمة من باي فلو بما يلي:
- تسمح لك بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لتتأكد من أنك على مسار النمو.
- تساعدك على كشف المشاكل قبل تفاقمها وإيجاد الحلول.
- تساعدك على إدارة مشروعك واتخاذ القرارات المناسبة لمستقبل مشروعك.
- تضع لك خطة لمواجهة المصاريف المستقبلية والطارئة.
تساعدك هذه الخدمة على القيام بأكثر من ذلك مع ضمان كون النتائج موثوقة وخالية من الأخطاء وتوفر لك الكثير من الوقت والجهد.
اطلب هذه الخدمة واتطلع على المزيد من المعلومات من هنا.
ما هي العوامل التي يجب أخذها بالحسبان عند اختيار برنامج المحاسبة
ذكرنا في المقدمة أنه لا يوجد برنامج محاسبة واحد مناسب لجميع الأعمال إذ تختلف الفائدة التي ستحصل عليها من برنامج ما عن الآخر باختلاف احتياجات ومتطلبات عملك.
لكي تتمكن من إيجاد الخيار الأفضل لك عليك أن تأخذ بالحسبان العوامل التالية:
1- المميزات:
يجب أن تستعين بفريق المحاسبين الخاص بشركتك للتحقق من كون المميزات التي يوفرها البرنامج متطابقة مع احتياجاتك.
2- القيمة الإجمالية:
يجب أن تتأكد من أن البرنامج سيقدم أقصى فائدة لك، أي أنه يحتوي على جميع المميزات وقادر على أداء الكثير من الوظائف وأن يكون سعره مناسباً في نفس الوقت.
3- قابلية التوسع:
يعد النمو أحد الأهداف الرئيسية لأي عمل تجاري لذلك يجب أن تضمن أن يكون اختيارك قادراً على تلبية احتياجاتك عندما تزداد متطلبات عملك.
4- قابلية التعلم:
يجب أن تختار البرنامج الذي يستغرق مدة قصيرة للتعلم أي أن تختار البرنامج الأسهل للاستخدام.
ما هي مزايا وعيوب البرامج المحاسبية
سنستعرض في هذه الفقرة كلٍّ من مزايا وعيوب البرامج المحاسبية.
المزايا:
- إدخال البيانات بشكل بسيط وسهل وسريع ومباشر ولمرة واحدة فقط.
- إجراء العمليات بشكل سريع ودون تأخير وفي حال حدث تأخير يكون ضئيلاً جداً.
- توفر برامج المحاسبة منطقاً للإحصاءات، مما يساعد المستخدمين على معرفة الأماكن التي تكون فيها قيود الميزانية ضرورية.
- تزيد برامج المحاسبة من إنتاجية الشركة فهي تواجه أصعب التحديات وتقوم بتحليل البيانات الأكثر حساسية.
- تحتفظ هذه البرامج بجميع أنواع المعلومات الخاصة بشكلٍ آمن وتحت المراقبة.
- تساعد برامج المحاسبة على إدارة التمويل دون الاستعانة بمصادر خارجية.
- تقلل هذه البرامج من سعر طباعة الوثائق ومشاركتها.
- تساعد برامج المحاسبة فيما يخص الامتثال الضريبي فهي تعد التقارير وتلتزم بجميع القواعد الضريبية تلقائياً وتحتفظ بجميع المعلومات الأساسية للشركة للحفاظ على سير عمل شفاف.
العيوب:
- قد يؤدي أي انقطاع في الخدمة ناجم عن جهاز الحاسوب أو عن انقطاع في التيار الكهربائي إلى تعطيل عمليات برامج المحاسبة.
أي إلى الحد من الوصول إلى المعلومات المخزنة وإدخال معلومات جديدة أو حتى فقدان البيانات في حال لم يتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية.
- يمكن أن تكون المعلومات الناتجة عن البرامج المحاسبية غير دقيقة وذلك لأن إدخال البيانات يتم بطريقة يدوية أي أنه في حال تم إدخال بيانات خاطئة ستنتج معلومات خاطئة.
- لا تتمكن الكثير من الشركات من إيجاد برامج محاسبية ذات مميزات ملائمة لمتطلباتها أو برامج قابلة للتخصيص وقادرة على مواكبة توسع ونمو العمل.
- على الرغم من أن البرامج المحاسبية قادرة على توفير الكثير من الوقت وقادرة على توفير المال المستخدم في طباعة الوثائق الورقية إلا أنها في الوقت نفسه تعد مكلفة من حيث الاستخدام الأولي والصيانة والتعديل والتدريب.
- تزيد برامج المحاسبة من خطر الاحتيال أي من خطر الوصول إلى البيانات المالية الحساسة والخاصة ومن خطر تغييرها وإساءة استخدامها في حال لم يتم وضع الضوابط والتدابير الأمنية المناسبة.
أخيراً، هل تريد أن تحصل على خدمات محاسبية مميزة؟ وتوفر عليك الكثير من العناء والوقت الذي يحتاجه مشروعك للنجاح؟
ما عليك سوى أن تزور موقع شركة باي فلو المحاسبية السعودية المتخصصة بتقديم أفضل الخدمات وأكثرها تنوعاً للمشاريع الصغيرة والمتوسطة.
لا تتردد واحجز جلستك المجانية من هنا وأنت في منزلك!
