يعد وجود ضوابط فعّالة للمحاسبة الداخلية من أفضل الدفاعات ضد فشل العمل التجاري ومن أهم محسّنات أداء العمل التجاري وقيمته وأرباحه أيضاً.
بالإضافة إلى أنه أمر بالغ الأهمية لكل من الشركات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة على حدٍ سواء وليست حكراً على الشركات التي تضم مئات الموظفين والمواقع في جميع أنحاء العالم فقط.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- ما هي ضوابط المحاسبة الداخلية؟
2- أهمية ضوابط المحاسبة الداخلية بالنسبة للشركة
3- أفضل الممارسات لتحسين إجراءات المحاسبة الداخلية
ما هي ضوابط المحاسبة الداخلية
هي الأساليب والآليات والإجراءات المختلفة المستخدمة من قبل الشركات لضمان صحة بياناتها المالية ودقتها.
الجدير بالذكر أن هذه الضوابط الداخلية تنفّذ وتراقب من قبل الإدارة العليا للشركة ومجلس الإدارة وتختلف اعتماداً على عمليات الشركات.
ويمكن تجميع الضوابط الداخلية في ثلاث فئات أساسية هي:
1- ضوابط المحاسبة الداخلية التحقيقية:
هي الضوابط التي تهدف إلى تحديد الأخطاء أو الحالات الشاذة التي حدثت بالفعل في إطار العملية المحاسبية حتى تتمكن فرق المحاسبة المؤسسية من إصلاح تلك الأخطاء.
تشمل هذه الضوابط ما يلي:
- عدد المخزونات والشيكات
- عمليات التدقيق الداخلية والخارجية
- المصروفات النقدية المفاجئة
- التسويات
2- ضوابط المحاسبة الداخلية الوقائية:
هي الضوابط التي تهدف إلى منع حدوث الأخطاء والمخالفات المحاسبية في المقام الأول.
تشمل هذه الضوابط ما يلي:
- الفصل بين الواجبات
- التحكم في الوصول إلى نظام المحاسبة والإبلاغ المالي
- الحد من مشاركة الإدارة في إعداد البيانات المالية
- التحقق من النفقات
- الحد من الوصول المادي إلى النقد والمعدات والمخزون والأصول الأخرى
3- ضوابط المحاسبة الداخلية التصحيحية:
تهدف ضوابط المحاسبة الداخلية التصحيحية إلى تصحيح الأخطاء ومنعها من التسبب في مزيد من المشاكل، وتبدأ عملها عندما تجد مشكلة في العملية المحاسبية.
تشمل هذه الضوابط ما يلي:
- عمليات التدقيق المالي للأصول والمخزون
- إدخالات التعديلات أو التصحيح في النظام المحاسبي
- التحقق من السجلات المحاسبية
- الإجراء التأديبي للموظف
- تحديثات السياسة أو الإجراءات
أهمية ضوابط المحاسبة الداخلية بالنسبة للشركة
سنستعرض في هذه الفقرة أهمية وجود هذه الضوابط في مختلف الشركات:
- تضمن للشركة الامتثال الدائم للمتطلبات القانونية ومتطلبات الإبلاغ، كما تضمن تحقيق الأهداف والنتائج بطريقة متوافقة ويمكن التنبؤ بها.
- تسمح للشركة تحقيق الاتساق في جميع عملياتها، وتساعدها أيضاً على تقليل فرص الاحتيال والسرقة الداخلية وعلى تحقيق الدقة والشفافية في تقاريرها.
- توفر الوقت والمال وتعزز خلق قيمة للشركة والحفاظ عليها وتزيد من كفاءتها.
- تخلق ميزة تنافسية إذ تسمح هذه الضوابط للشركة بأن تخوض مخاطر إضافية.
ماذا أفعل للمحافظة على دقة تقاريري المالية
للمحافظة على دقة تقاريرك المالية ما عليك سوى أن تطلب خدمة الإعداد من شركة باي فلو المحاسبية المتميزة وتتخلص من مشكلة إعداد التقارير المالية وتضمن الحصول على تقارير دقيقة وذات شفافية عالية.
ما هي خطوات التسجيل في هذه الخدمة؟
- احجز جلسة مجانية مدتها 45 دقيقة من هنا للتعرف أكثر على الخدمة ولشرح المتطلبات.
- أرسل هذه المتطلبات على الإيميل Services@piflow.net.
- اقبل عرض السعر وشارك الفواتير.
احجز خدمة الإعداد وصحح حساباتك ونظمها وتخلص من عبء مسك الدفاتر بعد الآن!
ما هي أفضل الممارسات لتحسين إجراءات المحاسبة الداخلية
1- تقسيم المهام:
يجب تقسيم المهام وتوزيع المسؤوليات المرتبطة بالمهام المختلفة، وعدم إسناد السلطة والمسؤولية بأكملها لشخص واحد، وذلك للتقليل من خطر الاحتيال والسرقة وإساءة الاستخدام والأخطاء البشرية.
على سبيل المثال، لا يجب أن يكون الموظف الذي يستلم النقود من العملاء هو نفسه الموظف الذي يحسب تلك النقود ويبلغ عنها، كما لا يجب أن يكون الموظف المكلف بتسجيل المعاملات المالية هو نفسه الموظف الذي يوافق على تلك المعاملات المالية.
2- الاعتماد على إجراءات التشغيل الموحدة SOPs:
اعتمد على إجراءات التشغيل الموحدة فهي تضمن الاتساق والدقة والامتثال في تنفيذ العمليات المالية عن طريق تحديد الخطوات التي يجب اتباعها لكل مهمة مما يقلل من خطر الأخطاء وسوء الإدارة.
كيف تعمل إجراءات التشغيل الموحدة؟
وثق الإجراءات الصحيحة لجميع العمليات المالية - بما في ذلك تقسيمك للمهام - ودرّب موظفيك عليها.
ولا تنسى أن تراجع وتحدّث إجراءات التشغيل الموحدة بانتظام لتعكس أي تغييرات في اللوائح أو العمليات التجارية.
3- تسوية الدفاتر دورياً:
تساعد تسوية الدفاتر بانتظام على ضمان تطابق السجلات المالية للشركة مع البيانات المصرفية والفواتير والتقارير المالية الخارجية الأخرى وعلى اكتشاف أي اختلافات أو أخطاء أو احتيال محتمل في وقت مبكر.
يستحسن أن تضع جدول زمني ثابت لإجراء عمليات التسوية؛ يمكن أن يكون هذا يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً حسب حجم المعاملات وتعقيدها.
4- إجراء عمليات التدقيق الداخلي بانتظام:
يجب فحص العمليات المالية للشركة والتحقق منها بانتظام، أي إجراء عمليات التدقيق الداخلي بانتظام لكي تضمن الامتثال لإجراءات التشغيل الموحدة وكذلك اللوائح الخارجية.
يمكن إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل مراجع حسابات مستقل داخل المنظمة أو من قبل محاسبين استشاريين مستقلين خارج الشركة.
5- التوثيق وحفظ السجلات:
يوفر التوثيق وحفظ السجلات الجيد مساراً واضحاً لمراجعة جميع المعاملات المالية مما يساعد في زيادة الشفافية والمساءلة، ويضمن إمكانية تتبع المعاملات من البداية إلى النهاية.
الجدير بالذكر أن استخدام نظام رسمي لإدارة الوثائق لتخزين المستندات وتنظيمها وتتبعها إلكترونياً يسهّل من عملية استرجاع المستندات ويزيد من كفاءتها.
6- الوصول المحدود:
يجب منح الموظفين المصرّح لهم بالوصول إلى البيانات والنظم المالية الحساسة والسرية أذونات تسمح لهم بالإطلاع على البيانات المالية السرية والوصول إليها وتميزهم عن الموظفين غير المصرّح لهم بذلك وذلك للتقليل من احتمال التلاعب بالبيانات والسرقة.
7- استخدام الأتمتة والتكنولوجيا:
يعزز استخدام الأتمتة والتكنولوجيا الجديدة مثل الذكاء الاصطناعي AI من دقة وكفاءة العمليات المحاسبية بشكل كبير ويقلل من الأخطاء اليدوية، ويحسن تحليل البيانات، ويوفر الوقت للموظفين للتركيز على المزيد من المهام الاستراتيجية الأكثر أهمية.
أخيراً، تستخدم معظم الشركات والمؤسسات الناجحة ضوابط المحاسبة الداخلية الفعّالة لحماية نفسها والامتثال لمعايير ولوائح الصناعة وضمان دقة التقارير المالية ومعالجة متطلبات الاستثمار ورأس المال والائتمان وبالتالي الحد من المخاطر المالية.
لذلك لكي تضمن النجاح لشركتك والازدهار لعملك يجب عليك أن تستخدم أنت أيضاً هذه الضوابط وتحسّن من إجراءات المحاسبة الداخلية ومن دقة وشفافية التقارير المالية.
