الحسابات المالية هي أساس أي شركة فهي تعطي صورة واضحة عن الوضع المالي للشركة وتساعد في اتخاذ قرارات مستقبلية مهمة، ولكن ترتكب الشركات وحتى الكبيرة منها أخطاء محاسبية عند تسجيل قيودها.
تؤثر الأخطاء المحاسبية على عملك إذا مرّت دون أن يلاحظها أحد، وقد تؤدي تعقيدات في المعاملات المالية، ويمكن أن تكون هذه الأخطاء مكلفة وتسبب ضرراً كبيراً للشركة.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة
2- تأثير الأخطاء المحاسبية على الشركة أو المشروع الناشئ
3- كيفية تجنب حدوث الأخطاء المحاسبية
أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة
1- أخطاء في إدخال البيانات
تحدث هذه الأخطاء عند إدخال بيانات أو معلومات غير دقيقة في النظام المحاسبي، تتضمن بعض هذه الأخطاء ما يلي:
- إدخال رقم غير صحيح
- إدخال الرقم بترتيب خاطئ
- إدخال الكلمات بدلاً من الأرقام
- إدخال الأرقام في الحساب الخطأ
- نقل الأرقام
- ترك أو إضافة رقم أو منزلة عشرية
2- خطأ السهو أو الإغفال
يحدث هذا الخطأ عند نسيان تسجيل عنصر أو معاملة مالية حدثت، وهو خطأ غير مقصود.
على سبيل المثال، إذا اشتريت حاسوب محمول ولم تسجّل ذلك في النظام المحاسبي.
3- الخطأ الكتابي أو الخطأ في التقييد
يحدث هذا الخطأ عندما يكون المبلغ أو الرقم الذي أدخلته صحيح، ووضعته في الحساب العام الصحيح، ولكن استخدمت بعد ذلك الحساب الفرعي غير الصحيح.
على سبيل المثال، إذا استلمت دفعة على فاتورة ولكن يكون الإيصال مقابل فاتورة عميل آخر، أي أن إجمالي دفعاتك يظهر بشكل صحيح ولكن ما يظهر لعميل معين هو الخطأ.
4- الأخطاء التي تعوّض بعضها البعض
يشير هذا الخطأ إلى خطأان يحدثان في نفس الوقت إذ يعوّض الواحد منهم الآخر، لذلك من الصعب اكتشافه لأن كل شيء يتساوى على الرغم من أن كلا الإدخالين خاطئين.
5- خطأ التكرار أو الازدواجية
يحدث هذا الخطأ عند تسجيل نفس العملية أو القيد أكثر من مرة وترحيله إلى دفتر الأستاذ.
6- خطأ في المبدأ
يحدث هذا الخطأ عند تسجيل عنصر لا يتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً (GAAP)، إذ يكون المبلغ صحيح ولكن تم إدخاله في المكان الخطأ.
يمكن أن يكون لهذا الخطأ عواقب كبيرة، على سبيل المثال تسجيل النفقات الشخصية للمالك كمصروفات تجارية.
7- خطأ القيد العكسي أو خطأ في عكس الإدخال
يحدث هذا الخطأ نتيجة التعامل مع النفقات على أنها إيرادات أو العكس، مثلاً تسجيل فاتورة معينة يجب تحصيلها في الحسابات المستحقة الدفع.
تأثير الأخطاء المحاسبية على الشركة أو المشروع الناشئ
تؤثر الأخطاء على الشركة تأثيراً صغيراً أو كبيراً، ويكون لها عواقب سيئة في الحالتين:
- بيان الدخل خاطئ
- بيان التدفق النقدي غير صحيح
- إجمالي النفقات خاطئ
- زيادة تكاليف العمالة إذ يستغرق التصحيح وقتاً طويلاً من الموظفين في نهاية العام
- رسوم التأخر عن السداد إذ قد تصبح الفواتير متأخرة السداد لحين اكتشاف الخطأ المحاسبي مما يؤدي إلى رسوم وفوائد إضافية
- مطابقة غير صحيحة للدخل والنفقات بالنسبة للشركات التي تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق
كيفية تجنب حدوث الأخطاء المحاسبية
يمكنك اتّباع الخطوات التالية لضمان تصنيف العناصر وإدخالها بطريقة صحيحة في النظام المحاسبي:
1- تدريب الموظفين والمحاسبين على دقة إدخال البيانات
تأكّد من أن الموظفين المسؤولين عن إدخال البيانات في النظام المحاسبي يفهمون مبادئ المحاسبة وطبيعة حساباتك.
اشرح لهم نظامك المحاسبي بدقة، ووفّر لهم البرامج اللازمة التي تُسهّل عليهم عملية الإدخال.
2- عدم التثقيل على موظفيك
يمكن للموظفين الذين يعانون من ضغوطات العمل أن يرتكبوا أخطاء إدخال بسيطة، لذلك عليك التفكير في الطرائق التي يمكنك من خلالها تبسيط وتحسين إدخال البيانات وتجنب هذه الأخطاء البسيطة، مثل استخدام برنامج تقرير المصروفات لاستيراد البيانات بسهولة إلى نظامك المحاسبي.
3- الاستفادة من أحدث البرامج المحاسبية
يتم تحسين إصدارات البرامج وتحديث الأنظمة المستندة إلى السحابة باستمرار لتبسيط العملية المحاسبية، لذلك ابقى على اطّلاع دائم على هذه التحديثات والتحسينات وطبّقها على نظامك المحاسبي.
4- تنفيذ الضوابط الداخلية
أي وضع الممارسات التي تساعد في اكتشاف الأخطاء المحاسبية وتصحيحها، على سبيل المثال مراجعة بطاقات الائتمان شهرياً للتأكد من إدخال الرسوم بطريقة صحيحة في النظام المحاسبي.
5- التحقق من وجود اختلافات بين الميزانية والنفقات الفعلية
تساعدك مقارنة نفقاتك الفعلية بالمبلغ المحدد في الميزانية على اكتشاف الخطأ المحاسبي أو على الأقل تفسير وجود هذه الاختلافات.
6- إجراء مراجعة مهنية دورية للحسابات
يجب مراجعة حساباتك دورياً للتأكد من أنها تعكس النفقات التي تتكبدها وتتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً (GAAP).
7- اعتماد أفضل الممارسات والمعايير المحاسبية
حدد مواعيد نهائية لموظفيك لإدخال البيانات ومطابقتها حتى يتم العثور على الأخطاء وتصحيحها بسرعة.
بالإضافة إلى فهم المعايير المحاسبية ودمجها في النظام المحاسبي لمعرفة متى وكيف تُسجّل الإيرادات والنفقات.
8- الاستعانة بشركة محاسبة خارجية
أي أن تتولى شركة محاسبة خارجية وظائف قسم المحاسبة الداخلية في الشركة مثل ترميز المعاملات اليومية والحسابات الدائنة والحسابات المدينة والرواتب والتقارير المالية الإدارية.
تُعد الاستعانة بمصادر خارجية أكثر فعالية من حيث التكلفة وتقدّم قيمة أكبر وتوفّر إمكانات الحجم والتكلفة والخبرة.
ومن هذه الشركات شركة باي فلو Piflow المحاسبية السعودية التي تعيّن لك فريق محاسبي يجهّز لك الإقرار الضريبي ويعمل على تجميع بياناتك المالية في مكان واحد ويحافظ على خصوصية بياناتك ويتخذ قرارات مدروسة من خلال التقارير الشهرية ويقدّم لك الكثير من الخدمات المالية والمحاسبية الأخرى.
كل ما عليك فعله هو هذه الخطوات البسيطة:
- احجز جلستك المجانية من هنا لعرض مشكلتك وفهم الإجراءات اللازمة لها
- ارفع بياناتك المطلوبة
- استلم تقاريرك من المحاسبين المختصين
أخيراً، تُعد المعلومات المحاسبية الدقيقة أمراً بالغ الأهمية للشركات والمشاريع الناشئة، ومع عدم وجود طريقة للقضاء على جميع الأخطاء المحاسبية إلا أنه يمكن وضع العمليات والضوابط للمساعدة في تقليل حدوثها وتجنبها.
