لأنّ التحول الرقمي ألقى بظلاله على جميع مجريات عالم الأعمال، فبات الحقيقة التي لا مفر من الوصول إليها وتنفيذها بشكل متكامل، وفي غضون ذلك التنفيذ، انبثقت فكرة الفوترة الإلكترونية كنظام مستقى من آليات تكنولوجيا المعلومات المبتكرة وذلك من أجل تحويل عملية إعداد الفواتير من الإعداد اليدوي إلى صيغة إلكترونية، وأصبح لذلك الإجراء تعريف ومعطيات وآثار على المنشآت بكافة أحجامها، كما تعددت أنواع الفواتير الإلكترونية و أصبح للفوترة الإلكترونية منظومة ذات أهداف بعيدة المدى، ومن هذا المنطلق، نستعرض عبر السطور التالية معنى الفاتورة الإلكترونية وما فوائد تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية على كلًا من المنشآت والمجتمع.
تعريف الفاتورة الإلكترونية
بكل بساطة نستطيع القول أنَ الفاتورة الإلكترونية هي نتاج عملية إرسال الفواتير عبر الوسائل الرقمية ونقلها إلى المتلقي باستخدام آليات تخزين ومعالجة البيانات، وعادةً ما يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية عن طريق أحد البرامج المالية أو المحاسبية ويتم ارسالها للطرف الآخر أو المتلقي عبر البريد الإلكتروني أو أحد البوابات الإلكترونية.
تعرف علي : أبرز مزايا ومتطلبات الفاتورة الضريبية
فوائد الفاتورة الإلكترونية وتأثيرها على الأعمال
باتت الفواتير الإلكترونية عنصرًا ماليًا أساسيًا في العصر الحديث، وبلا شك انَ أهميتها نابعة من المزايا التي تجنيها الشركات جرّاء تطبيقها لنظام الفوترة ومن وجود تلك الفواتير، إضافة الى الفوائد التي تعود على المجتمع اقتصاديًا، وهنا نستعرض بعضٌ من تلك المزايا، كالتالي:
- توفير الوقت والعمالة
يتطلب إنشاء الفواتير وإرسالها بالبريد الكثير من الوقت والجهد، وكذلك معالجة المدفوعات الورقية (الشيكات)، ناهيك عن مهمة إنشاء وإرسال فواتير مكررة عندما لا يتمكن العملاء من العثور على فاتورتهم الأصلية لأنهم وضعوها في غير محلها، أو فقدوها في البريد.
على النقيض من ذلك، فإنّ إرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء وتزويدهم برابط لاستخدامه لإجراء عمليات الدفع عبر الإنترنت أو عبر الهاتف المحمول أو من خلال الرد على رسالة نصية هي عملية عالية الكفاءة، لذا كلما تقبلت عدد أكبر من شركات المدفوعات الإلكترونية، زادت كفاءة عمليات منشأتك واختصرت الكثير من الوقت.
- التوفير في التكاليف
وفقاً لشركة "Basware" الفنلندية، أنّ الفاتورة الإلكترونية توفر 90% من تكاليف معالجة الفاتورة الورقية، لذا، فإنّ نظام الفوترة الإلكترونية يُساهم في الحد من النفقات التي سيتم تكبدها مقابل الحصول على الخدمة البريدية من الفواتير كالعمالة، الورق، خدمة البريد، أنظمة التحصيل وغيرها.
- تدفق نقدي أفضل
يمكن للمستهلكين إجراء المدفوعات الإلكترونية واستلامها من قبل الشركات في أي وقت من النهار أو الليل، لذا تستطيع الشركات تلقي المدفوعات في أي وقت بدلاً من انتظار مرور أيام على معالجة ارسالها عبر الطرق القديمة، ومن ثمّ وصولها متأخرًا أو عدم استلامها على الإطلاق، لذا تتلقى الشركات مدفوعاتها عبر الحسابات البنكية في وقت قصير، والنتيجة النهائية هي تحسن التدفق النقدي، لأنّ المدفوعات ليست "مقيدة" في مكان ما في مرحلة المعالجة، أضف الى ذلك، فإنّ توفر خيارات الدفع المريحة عبر الشبكة العنكبوتية يُعزز احتمالية قيام العملاء بدفع فواتيرهم، ما يؤدي إلى تدفق نقدي أفضل و خط سفلي أكثر تماسكًا.
- زيادة رضا العملاء وولائهم
يُفضل العديد من المستهلكين المنشغلين بشكل كبير في حياتهم اليومية، إلى التعامل مع فواتيرهم إلكترونيًا وليس بشكل ورقي، وبالتالي، كلما تعددت أنواع الدفع الإلكتروني التي تقدمها الشركات، زاد رضا العملاء وولائهم للشركة.
- توسيع قاعدة العملاء
بالنظر إلى الاختيار بين الأعمال التجارية التي تقدم خيارات الدفع الإلكتروني والأخرى التي لا تقدم، فإنّ معظم المستهلكين سيختارون الأول، وبشكل خاص المستهلكين من جيل الألفية، إذ أنّ الكثير منهم لا يمتلكون أدنى فكرة عن كيفية كتابة شيك ورقي أو فاتورة ورقية.
- سهولة تتبع الفواتير وتخصيصها
من خلال تطبيق الفواتير الإلكترونية في المؤسسة، يُمكنك معرفة توقيت ارسال الفاتورة الإلكترونية واستلامها ووقت عرض العميل لها، كذلك توقيت الدفع.
أضف الى ذلك، فإنّ العديد من البرامج التي تدعم إدخال الفواتير رقميًا، لديها خاصية تساعد على سهولة تخصيص تلك الفواتير واعدادها بمظهر احترافي دون الحاجة إلى قضاء الوقت في تحرير جداول البيانات.
- تسوية الحسابات وإعداد التقارير بشكل مبسط وأكثر دقة
يُمكن تسجيل استلام المدفوعات الإلكترونية في سجلات العملاء والشركات بشكل آلي دون تدخل بشري، وذلك لأنّ معلومات الدفع تتدفق من نظام إلى آخر، وبالتالي يتم اختصار الكثير من الوقت للمحاسبين والمختصين في مسك الدفاتر ويتم إعداد التقارير بكل سلاسة وبأعلى مستوى من الدقة والفاعلية.
- تقليل معدل الخطأ والتركيز على الأهم
تعمل الفوترة الإلكترونية على تحسين كفاءة المخرجات الحسابية، كما انّها تعمل على أتمتة عمليات انشاء تقارير الضرائب فيؤدي ذلك الى تسريع تلك المهمة وتقليل التكلفة، وبالتالي تقليل معدل الأخطاء المرتكبة أثناء إعداد التقارير المحاسبية والضريبية أيضًا، فيقضي المحاسبين وقتًا أقل في أداء تلك المهام ويتمكنون في بقية الوقت من التركيز بشكل أكبر على أداء الأنشطة الاستراتيجية والتي تُساهم في تعزيز المركز المالي للمنظمة.
- تعزيز الأعمال والتواصل التنظيمي
نظام الفوترة الإلكترونية يساعد على تعزيز الروابط بين الشركات والبنوك والعملاء والمستثمرين أيضًا، حيث يُمكنهم الوصول الى البيانات بشكل سريع دون الحاجة الى استنفاذ الكثير من الوقت لتحويلها الى شكل ورقي.
- حماية المستهلك والمجتمع
شرعت المملكة العربية السعودية في تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية وذلك للحد من التستر التجاري من خلال متابعة الفواتير والاحتفاظ بالبيانات، ومحاربة الاقتصاد الخفي والتهرب الضريبي.
أضف الى ذلك فإنّ نظام الفوترة الإلكترونية يعمل على إثراء تجربة المستهلك، كما يعمل على تشجيع أجواء المنافسة التجارية العادلة والتي بدورها تحمي المستهلك بواسطة اتباع آلية واضحة ومحددة لتوثيق وتدقيق الفواتير، كما انّ هذا النظام يؤدي إلى زيادة الامتثال بالالتزامات الضريبية.
- مواكبة للسوق
أصبحت الفواتير الإلكترونية هي القاعدة بالفعل في العالم التجاري، لذا سيتعين عليك في النهاية اعتمادها وذلك لانّ عملاؤك سيطلبون ذلك، كذلك أصبحت بعض الشركات ترفض الحصول على الفواتير بأي صيغة أخرى.
أنواع الفاتورة الإلكترونية
وفقاً لنظام الفوترة الإلكترونية المعمول به في المملكة العربية السعودية، ينبغي على المنشآت الخاضعة تحت لائحة تنفيذ أنظمة الفوترة الإلكترونية، معرفة أنواع تلك الفواتير حتى يسهل معالجتها حسابيًا ومن ثمَ إصدارها ورفعها للجهات المختصة ، ولعلّ أبرزها هي:
- الفاتورة الإلكترونية "الضريبية"
هي الفاتورة التي تحتوي على جميع العناصر الضريبية، ويتم إصدارها غالبًا من منشأة الى منشأة أخرى (B2B) أو من منشأة الى جهة حكومية (B2G) .
- الفاتورة الإلكترونية المبسطة "الإلكترونية المبسطة"
هي الفاتورة التي تحتوي على جميع العناصر الضريبية، ويتم إصدارها غالبًا من منشأة إلى فرد (B2C).
اقرأ أيضاً : عادات غير جيدة تؤثر على المحاسبة في مشروعك الناشئ
مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية
يتم تطبيق الفوترة الإلكترونية في المنشآت في المملكة العربية السعودية على مرحلتين، وهما:
- اصدار وحفظ كلًا من الفواتير والاشعارات الدائنة والمدينة بصيغة الكترونية على انّ تستوفي جميع متطلبات الفاتورة الضريبية.
- ربط أنظمة إصدار الفواتير والاشعارات الإلكترونية لدى المكلفين بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل.
