يُقال بأنَ المحاسبة هي اللغة العملية للحياة المهنية، وعملية مسك الدفاتر هي الجزء الحيوي ولُب تلك الحياة، إذ من المعروف أنَ مسك الدفاتر هي عملية جوهرية لابد منها لأي منشأة سواءً كانت شركة ناشئة أم مؤسسة صغيرة أو متوسطة، كما انَ الحفاظ على سجلات الدفاتر المنتظمة تُبقيك على استعداد للتقارير الضريبية وتساعدك على تلبية اللوائح الحكومية ومعرفة نتائج عملك بكل دقة وشفافية، لذا و بلا شك فإنَ نجاح عملية مسك الدفاتر هي الخارطة التي تُسهل رؤية أهداف المنشأة والعمل على تحقيقها.
وفي هذا الإطار، نستعرض عبر السطور التالية الأمور التي تدلك على نجاح هذه العملية، سمات الدفاتر الفعَالة، وماهي صفات المحاسب الجيد الذي يستطيع القيام بذلك بكفاءة عالية.
اقرأ أيضاً : ما هو مسك الدفاتر المحاسبية
عوامل نجاح مسك الدفاتر
مسك الدفاتر هي عملية تستند على تحديد السجلات التي يجب الاحتفاظ بها، كيفية إدخالها ومعالجتها، وكيفية استخدامها بفعالية أيضًا، وهذه السجلات يُمكن تعريفها على أنَها المعلومات الأساسية التي توثق الأنشطة المالية سواءً المتعلقة بالموظفين، المخزون أو الموردين أو انشطة العملاء، ويتم تسجيل هذه المعلومات كنتيجة لمعاملة أو حدث في سياق الأعمال، ومن هذا المنطلق، فإنَ تصميم نظام جيد لحفظ السجلات هو المفتاح الذي يضمن نجاح هذه العملية، وهذا النظام لابد أنَ تتوفر به ستة عوامل كي يُصبح فعالاً، وهي:
- البساطة
ينبغي أنَ يكون برنامج حفظ السجلات سهل الاستخدام، فالأنظمة المعقدة اليدوية منها أو الإلكترونية قد تقود إلى بيانات غير دقيقة وغير كاملة، فقد يقوم الشخص بإدخال المعلومات في الجزء السلس ومن ثمَ يتجنب المعلومات أو العمليات المعقدة لصالح بعض الاختصارات ما يؤدي الى احداث خلل في المعلومات، لذا، فالنظام الذي يتسم بالبساطة يُساهم على جمع أكبر قدر من المعلومات.
- القابلية للفهم
النظام المفهوم هو الذي يوضح طريقة تسجيل المعلومات وما تعنيه تلك المعلومات بسهولة، والنظام المبهم يؤدي إلى الارتباك وسوء الفهم وارتفاع الاحتمالية لحدوث الأخطاء.
- الموثوقية
مصطلح الموثوقية يشير إلى أن كل نوع من المعلومات، ينبغي أن يكون لها طريقة محددة من المعاملة يتم تقييدها وتسجيلها بها في كل مرة، وذلك وفقًا للإرشادات المحاسبية المتعارف عليها.
- الدقة
الاحتفاظ بسجلات دقيقة أمر بالغ الأهمية، ويؤكد نظام مسك الدفاتر الجيد على الدقة من خلال الإجراءات المدمجة للفحص وإعادة فحص الادخالات، وفي هذا السياق، ينبغي على الشركات التأكد من وجود طرق لتحسين الدقة.
- التناسق
حفظ السجلات المتسقة يعني اختيار طريقة واحدة لحفظ المخزون مثلًا كعنصر من عناصر العملية التجارية، واستخدامها باستمرار وعدم تغييرها بشكل تعسفي ومتكرر، إذ يجب إجراء التغييرات فقط لأسباب وجيهة وأنَ التغييرات التي ستتم في عملية حفظ السجلات ينبغي أنَ يتم تحديدها بوضوح، وأنَ تضع في الاعتبار أنَ حفظ السجلات المتسق ضروري لحفظ السجلات بمرور الوقت.
- التوقيت
الالتزام بالمواعيد التي تتم فيها الأنشطة التجارية عنصرًا مهمًا في نظام حفظ السجلات الجيد، فبدون التوقيت، ليس للعملية أي معنى يُذكر.
اقرأ أيضاً : أهم تقارير مسك الدفاتر
أمور أساسية في مسك الدفاتر
ولأنَ المسؤول عن عملية مسك الدفاتر، هو الذي يعمل على تتبع كافة المعاملات المالية التي تحدث في منشأتك، وعملية مسك الدفاتر تتضمن بعض الحسابات الأساسية التي ينبغي عليك معرفتها كرائد أعمال مبتدئ لتتبع السجلات فيما بعد مع المحاسب المختص، وهي:
- حسابات الذمم المدينة
وهي الحسابات المستحقة القبض أي التي تأتي الى المشروع، وهي توضح كافة الفواتير والتكاليف التي يتعين على العملاء دفعها لعملك، وغالبًا ما يتكفل المحاسب المختص بتتبع جميع المدفوعات والايداعات الواردة من العملاء، كما يتولى مسؤولية المتابعة مع أي عملاء قد يتأخرون عن السداد.
- حسابات المستحقة الدفع
وهي تشير إلى الفواتير والنفقات التي ينبغي على المشروع دفعها للجهات الأخرى سواءً الموردين أو مقدمي الخدمات أو غيرهم، حيث يقوم الفرد المختص بتتبع كل دفعة صادرة يحتاجها عملك، حيث يساعدك هذا في تتبع ما تدين به حتى تتمكن من تحديد أفضل نظام لإجراء المدفوعات ما يساعد على ضمان زيادة التدفق النقدي الخاص بالنشاط التجاري.
- التسويات المصرفية
الفرد المختص بعملية مسك الدفاتر، مسؤول أيضَا عن تتبع وتسجيل كافة معاملاتك المصرفية وبطاقات الائتمان بانتظام، فهذا الأمر يُساعد على بقاء جميع بياناتك منظمة ومرتبة فيسهل الوصول إليها، كما يقوم المحاسب بالتأكد من عدم وجود معاملات مكررة موثقة قد تؤثر على الشؤون المالية للمنشأة، كذلك مطابقة السجلات مع الكشوفات المصرفية للتأكد من عدم وجود تباين.
- كشف الرواتب
إدارة كشوف المرتبات يوفر لرائد الأعمال الكثير من الوقت للتركيز على المهام الأخرى للمشروع، إذ سيقوم المختص بتتبع ساعات عمل الموظفين، أيام الإجازة، العمولات والاستقطاعات وما إلى ذلك، ومن ثمَ اعداد المستندات الضريبية المتعلقة بالموظفين.
مواصفات الشخص الفعَال لعملية مسك الدفاتر
وحتى تتمَ عملية مسك الدفاتر بنجاح، ينبغي انَ يتكفل بهذه المهمة، محاسب مختص في مسك الدفاتر وأن يمتلك السمات التالية:
- الخبرة
المؤهلات العلمية والخبرة المهنية بدون شك أنَها ضرورية لأداء عملية مسك الدفتر، فالقيام بمهمة ما لفترة طويلة يجعل الشخص ماهرًا وملمًا بتفاصيلها المختلفة، وسيعمل على تقديم الخدمات بشكل أكثر وضوحًا وبنهج أكثر استنارة، كما انَه سيساهم في طرح بعض الأفكار التي تُساهم المشروع في التقدم والنمو ماليًا، وتطوير بعض مقاييس ومعايير النجاح في مجال عملك.
- مهارات الاتصال
امتلاك مهارات التواصل لا يعني فقط التحدث بوضوح، بل يعني القدرة على شرح الأفكار المعقدة وإيصالها للآخرين بطرق سهلة الفهم، والقدرة على الإنصات للآخرين ومعرفة ما يرمون إليه خلال حديثهم، فمن المؤكد أنَ رائد العمل يتوقع الحصول على التقارير المالية الأساسية بشكل دوري مثل قائمة الربح والخسارة، الميزانية العمومية وقائمة التدفق النقدي، فالمحاسب الذي يُكثر من استخدام المصطلحات المحاسبية وتلك المتعلقة بمسك الدفاتر، تُصبح محادثاته مع صاحب العمل في هذه الحالة مقيدة وغير مُنتجة، لذا ينبغي إيصال هذه المفاهيم بطرق ميسرة.
- التنظيم
تتضمن عملية مسك الدفاتر القيام بمهام متكررة وروتينية وينبغي إكمال تلك المهام في الوقت المحدد والمطلوب، لذا ينبغي أنَ يكون الشخص المختص في مسك الدفاتر منظمًا ويتمتع بمهارات جيدة في إدارة الوقت.
- المعرفة التقنية
العديد من خدمات مسك الدفاتر تتطلب معرفة ببعض البرامج المحاسبية المتخصصة، وعندما يستخدم المحاسب تقنيات الأعمال، فهو مؤشر على التزامه بزيادة الكفاءة وتقديم خدمة مُتقنة وأكثر قوة، فالمحاسبين البارعين في استخدام برمجيات الأعمال يُساعدون على تبسيط بعض المستندات التي تبدو للبعض بأنَها صعبة الفهم مثل قوائم المدفوعات، الفواتير، كشوفات المرتبات وغيرها، ما يجعل رائد الأعمال قادرًا على ربط جوانب العمل ببعضه البعض تشغيليًا وماليًا.
اقرأ أيضاً : كيف تأثرّت عملية مسك الدفاتر بالتقنيات الحديثة
