بلا شك أنّ هدف أي مشروع تجاري هو تحقيق الأرباح وجني الإيرادات، لذا فإن روّاد الأعمال قبل تأسيس المشروع تتملكهم الحماسة من أجل الحصول على القروض التجارية ومساهمات المستثمرين قدر المستطاع، وفي المراحل الأولى من العمل، يحرصون على حيازة أكبر قدر من العملاء في وقت قياسي وذلك في من أجل تحقيق تدفق نقدي للمشروع ما يُساعد على الربح، وهناك مفهوم خاطئ وشائع بقدر كبير بين بعض روّاد الاعمال المبتدئين، إذ يعتقدون أنّهم ليسوا بحاجة لتوظيف محاسب متخصص أو اقتناء برنامج محاسبي كون أنّ العمليات التي تتمّ في ذلك التوقيت "بسيطة" من وجهة نظرهم، إلا أنّ الحقيقة تكمن في عكس ذلك.
على الرغم من أنّ جزءًا مما ورد في ذلك الاعتقاد هو أمرٌ صحيح وهو أنّ الشركة الناشئة قد لا تحتاج في مراحلها الأولى إلى توظيف محاسب متخصص بدوام كامل، إلا أنّ التنظيم المحاسبي وعملية مسك الدفاتر اليومية ينبغي انّ تكون مرافقة لأي عمل تجاري حتى لو كان يجني عائدًا صفريًا، فأهميتها قد تفوق أهمية الإيرادات لأسباب كثيرة.
لذا ومن هذا المنطلق نستعرض عبر السطور التالية بعض الأسباب التي تشير إلى أهمية مسك الدفاتر قبل تحقيق الايرادات، وكيف يُمكنك البدء في ذلك، كالآتي:
أهمية مسك الدفاتر
- توفير للمجهود وتقليل للأخطاء
يتضمن مسك الدفاتر تسجيل معاملاتك المالية في مكان واحد، وعادةً ما يتم باستخدام نوع من برامج المحاسبة أو جداول البيانات، ومن ثمّ إبقائها منظمة، لذا فإنّ قيامك بتسجيل الإيرادات أو النفقات الخاصة بعملك في مكان ما في جهازك الحاسوبي أو على ورق، هو نوع من أنواع مسك الدفاتر، من هذا المنطلق، يُفضل القيام بها بشكل مرتب متتبعًا أساسيات المهنة منذ البدء حتى لا يحدث التباس لاحقًا عندما تزداد العمليات التجارية الخاصة بمنظمتك، خاصًة أنّ الكثير من روّاد الأعمال يدخلون في صراعات نفسية عندما يحين وقت تقديم الإقرارات الضريبية أو عند التقدم بطلب الحصول على قرض، لذا فإنّ عملية مسك الدفاتر منذ البدء وتسجيل كافة المعاملات بشكل صحيح، يوفر عليك الكثير من العمل لاحقًا ويحميك من حدوث الأخطاء التي قد تنجم عن التقارير العاجلة الغير مستندة على أسس صحيحة.
- تتبع النفقات
حتى لو كان المشروع حديثًا في السوق ولم يحقق أي إيراد يُذكر، إلا أنّك بالطبع كرائد أعمال مبتدئ قد تقوم بصرف الكثير من أموال المشروع في استخراج التراخيص والتصاريح المطلوبة، شراء المعدات والمستلزمات للمكتب أو المعمل، دفع إيجار المكتب وفواتيره وغيرها من التكاليف اللازمة لبدء تشغيل المشروع، لذا لابد من تتبع النفقات والمصاريف من أجل البقاء على معدل الاستنفاد "Burn rate"، وهو المُعدّل الذي يقيس إنفاق أي شركة جديدة لرأس مالها الاستثماري من أجل تمويل نفقاتها العامة قبل أن تستطيع توليد تدفق نقدي إيجابي من العمليات التشغيلية، لذا فإنّ عدم القيام بمسك الدفاتر والعمليات المحاسبية الضرورية قد يشير الى استنفاذ الأموال قبل تحقيق أي ربح.
أضف إلى ذلك، فإنّ عملية تتبع النفقات أمرًا ضروريًا ومتطلبًا عند خصم الضرائب، وفي حال التواصل مع المستثمرين لطلب الحصول على المال، فالمُقرض أو المستثمر سيرغب بالاطلاع على التدفقات النقدية للمنظمة والتي تحوي نفقاتها.
- التقدم للبنوك والمستثمرين
كما أشرنا في الفقرة السابقة، إلى أنّ عملية مسك الدفاتر أمرًا جوهريًا عند التقديم للبنوك أو المستثمرين، فهي أولى الأمور التي تقع أعينهم عليها، لذا فإنّ ترك العمليات المحاسبية بدون تنظيم مسبق، قد يشير إلى عدم دقتها بشكل كافي، بالرغم من أنّ القيام بذلك قد يساعدك على اكتشاف الأخطاء أو الالتباسات ومعرفة أي اشارات غير صائبة في الأرقام مبكرًا.
إضافة إلى ما سبق، فإنّ بعض روّاد الأعمال المبتدئين يشعرون بالقلق أثناء التقدم للقروض وذلك بسبب أنّ نفقات بدء تشغيل المشروع قد تكون خارجة عن السيطرة أو عالية جدًا ما يتسبب بفقدان فرصتهم في الحصول على ذلك القرض، لذا فإنّ الخيار الذي يساعدك على معرفة الحقيقة هو القيام بمسك الدفاتر.
- بناء عادات مالية جيدة في وقت مبكر
مسك الدفاتر تساعدك على بناء عادات مالية جيدة تساهم في تطور مشروعك بغض النظر عن المرحلة التي يكمن فيها مشروعك في الوقت الحالي، إذ أنّها تجبرك على القيام ببعض الأمور المحاسبية مثل فصل المصروفات الشخصية عن التجارية، إعداد الميزانية، القيام بالتسويات المصرفية، ومن المؤكد أنّ هذه الأمور تساهم في عملية النمو بشكل إيجابي.
كيفية القيام بمسك الدفاتر؟
هنا نشير الى بعض الخطوات البسيطة التي تُمكنك من بدء القيام بمسك الدفاتر كالتالي:
- البرامج المحاسبية أو جداول البيانات
يُمكنك الحصول على بعض البرامج المحاسبية التي تساعدك على بدء تسجيل معاملاتك التجارية، واحرص على حصولك على إحدى تلك البرامج التي تحتوي على مزايا تُسهل عملية مراقبة تلك العمليات، كأن يتيح البرنامج عملية التزامن مع معاملات البطاقة الائتمانية والقدرة على الوصول إلى كشف الحساب البنكي.
وإذا كنت من أولئك الذين يفضلون البدء بالأمور اليدوية، فيُمكنك الحصول على إحدى قوالب جداول البيانات بمايكروسوفت إكسل والمتوفرة عبر الشبكة العنكبوتية بكثرة.
- تصنيف فئات المعاملات
في كل مرة تقوم فيها بتسجيل معاملة في نظام مسك الدفاتر، يتعين عليك تصنيفها.
قم بتصنيف الإيصالات التي تحصل عليها، فإذا اشتريت أمرٌ ما، ينبغي تسجيل كافة التفاصيل المتعلقة به فورًا مثل السعر وتاريخ الشراء وفيمّا سيتم استخدامه وتحت أي فئة من المصروفات سيتم ادراجه، فهذه الأمور سيتم معاملتها بشكل مختلف أثناء إعداد الإقرار الضريبي، لذا تأكد من تسجيل الأمور في تلك اللحظة.
وتجدر الاشارة إلى أنّه من المفيد تخصيص صندوق للمصروفات النثرية، وتسجيل نفقاتك الصغيرة في إطار ذلك.
- رقمنة الايصالات والفواتير
تتمثل إحدى الطرق الجيدة لمنع فقدان السجلات المالية وتوفير الوقت في مسك الدفاتر هو رقمنة الإيصالات، ومن المعروف أنّ الجهات المختصة التي يتم تقديم الإقرار الضريبي لها كهيئة الزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية أو مصلحة الضرائب في دول أخرى، تطالب ببعض إيصالات النفقات، وفي بعض الدول قد تُطالب تلك الجهات بإيصالات بعض النفقات بعد ثلاث سنوات من تقديم الإقرار الضريبي، لذا فإن الحل يكمن في الاحتفاظ بها رقميًا.
وبدون شك أنّ الرقمنة أو التحول الرقمي في كافة العمليات المحاسبية والإدارية أصبح مطلبًا يُسهل أداء الكثير من الأمور، وفي مقال سابق تطرقنا إلى أبعاد هذا التحول على شركتك الناشئة.
- المطابقة بين الحسابات البنكية والسجلات
وذلك يتم بالمراجعة وإعادة النظر في الدفاتر المحاسبية أو السجلات والتأكد من مطابقة البيانات الواردة فيها مع البيانات الواردة في الحسابات البنكية، فهذا الأمر هو خط الدفاع الأول الذي يضمن عدم حدوث أخطاء في مسك الدفاتر، وإن حدثت فتصحيحها مبكرًا، ويجب القيام بهذه العملية مرة واحدة شهريًا.
- تخصيص وقت لمسك الدفاتر
عندما يبدأ عملك في تحقيق الإيرادات وزيادة النفقات، سيصبح من الصعب تذكر كافة المعلومات والبيانات، لذا من الأمور الحاسمة والضرورية أنّ تُخصص وقتًا في جدولك الزمني من أجل تسجيل تلك المعاملات والفواتير بشكل صحيح، وذلك حتى تبقى على اطلاع بكافة الايصالات والفواتير.
- تسليم المهمة للمختصين
إذا كانت عملية مسك الدفاتر أمرًا شاقًا ولا يُمكنك القيام به، أو لا تستطيع التوفيق بين الأدوار المتعددة التي يجب القيام بها كرائد أعمال مبتدئ من أجل تقدم مشروعك، هنا يُمكنك محاولة تسليم هذا العمل أو المهمة لمحاسب مختص أو لإحدى الشركات التي تقوم بذلك، مثل باي فلو، حيث يعمل فريقنا على تقديم خدمة مسك الدفاتر بواسطة الأنظمة السحابية من خلال استيراد كشوفات الحسابات المصرفية الخاصة بك وتصنيف المعاملات والاحتفاظ بسجلات دقيقة وإعداد التقارير في الوقت المطلوب، كل ذلك يُساهم في زيادة تركيزك على بقية المهام الاستراتيجية والهامة في عملك.
