قد يدرك بعض روَاد الأعمال أنَ العمليات الحسابية ينبغي أداؤها من قبل شخص متخصص أو فريق عمل محاسبي ذو باع طويل في هذا المجال، إلا أنَ الكثيرين من روَاد ورائدات الأعمال قد يغيب عنهم مفهوم الدورة المحاسبية، وهي أمر أساسي يستند عليه وضع الشركة المالي، كما أنَها مكونٌ رئيسي يقيس أداء المنشأة ويمنح صُناع القرار صورة دقيقة تُساعدهم على اتخاذ القرارات الاستثمارية.
عبر السطور التالية ، نوضح ماهو مفهوم الدورة المحاسبية، خطواتها، وكيف ساهمت البرامج التقنية الحديثة والمتطورة في تسهيل تلك الخطوات.
ماهي الدورة المحاسبية (Accounting cycle)؟
هي ببساطة عبارة عن سلسلة من العمليات لتحديد وتسجيل الأحداث المحاسبية للشركة، تبدأ خطوات هذه السلسلة من حدوث المعاملة التجارية، مروراً بتسجيلها وتحليلها وانتهاءً بإدراجها في البيانات المالية.
تعمل الدورة المحاسبية على توفير دليل واضح لتسجيل وتحليل وإعداد التقاريرالنهائية للأنشطة المالية، لذا فهي تهدف إلى معرفة وفهم الموقف المالي للمنشأة، كما أنَها تُساعد على قياس الأداء في سوق الأعمال وإظهار نتائج تتسم بالدقة والمصداقية لكافة أطراف التعاملات التجارية كالمنافسين والجهات الحكومية.
خطوات الدورة المحاسبية
تتكرر الدورة المحاسبية نفسها في كل عام، وتحتوي الدورة المتكاملة منذ البداية حتى النهاية على 8 خطوات، تمَ اعتمادها كمعايير محاسبية يتمَ العمل بها أياً كان نشاط الشركة أو مجال عملها، وهي كالتالي:
1- تحديد المعاملات التجارية
إذا لم توجد أي معاملات أو عمليات تجارية، فلا يوجد شئ لتتبعه، وقد تشمل تلك المعاملات على سبيل المثال لا الحصر تسجيل حقوق مالية، سداد ديون، حيازة أصول، إيرادات مبيعات أو مصاريف وغرامات.
2- إثبات العمليات في الدفاتر اليومية
في هذه الخطوة يتم إدخال قيود العمليات في الدفاتر اليومية بتوقيتها الزمني، والتأكد من تماثل الأرصدة وموازنة المدين والدائن.
3- ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ العام
يتم في هذه الخطوة ترحيل القيود والإدخالات اليومية إلى دفتر الأستاذ العام، حيث يمكن رؤية ملخص لجميع المعاملات.
4- إعداد ميزان المراجعة
الهدف من ميزان المراجعة هو التأكد من عدم وجود أخطاء في القيَم التي تمَ تسجيلها في القيود، ومن خلال البرامج المحاسبية المتطورة، يمكن بسهولة استخلاص ميزان المراجعة في نهاية الفترة المحاسبية التي قد تكون سنوية، ربع سنوية أو شهرية.
5- إجراء التسويات
عندما لاتتطابق بعض الأمور في ميزان المراجعة، ينبغي على المحاسب أو المختص، البحث عن الأخطاء وإجراء التعديلات التصحيحية.
6- إعداد ميزان مراجعة بعد التسويات
بعد التأكد من توافق كلاً من الرصيد الدائن والمدين، يتم القيام بهذه الخطوة.
7- إعداد البيانات المالية
في هذه الخطوة، يقوم المختص بإعداد القوائم المالية كالميزانية العمومية، بيان الدخل وبيان التدفقات النقدية وذلك من خلال استخدام الأرصدة المالية الصحيحة.
8- إثبات قيود الإقفال
ويتم من خلالها إغلاق حسابات الشركة للفترة المحاسبية، ومن خلال برنامج إلكتروني محاسبي، يُصبح إعداد قيود الإقفال بشكل آلي وسلس للمنشأة.
دور البرامج التقنية..
بلا شك أنَ إدارة أموال المشروع بما فيها من التدفقات النقدية، الأرباح وإدارة المخزون أمراً بالغ الأهمية، ومع كثرة البيانات المالية، قد يُصبح الأمرمرهقاً للغاية إذا ماتمَ القيام به بشكل يدوي، ولكن مع اجتياح التطور التكنولوجي لكافة مجالات الحياة اليوم، أصبح للتقنية دورٌ رئيسي وبارز في تبسيط الإدارة المالية لكافة أحجام الشركات سواءً الناشئة منها أو المتوسطة الحجم أو الكبيرة، وذلك من خلال استخدام هذه الأنظمة الإلكترونية.
ومن إحدى البرامج الشهيرة والمتعارف عليها عالمياً، برنامج "Xero"، الذي يمتلك العديد من المزايا، والتي مكنت روَاد الأعمال من سهولة التحكم ومتابعة العمليات المحاسبية مع المختصين، والتغلب على تحديات الدقة والكفاءة في البيانات المالية المطروحة، ومن ثمَ اتخاذ قرارات مقاربة للصواب.
نذكر بعض الأمثلة على تلك المزايا، كالتالي:
أمان للبيانات المالية
قد تُلحق الهجمات والفيروسات الإلكترونية الضرر بكافة البيانات المالية، مايعود بخسائر فادحة للشركة نتيجةً لفقدان المعلومات المتعلقة بالعمليات التجارية، ويُمكن أن يتفاقم هذا التأثير السلبي أثناء فترات التقلبات الإقتصادية!
من هذا المنطلق تتمثل أحد أهم مزايا هذا النوع من البرامج المحاسبية في قدرتها على حفظ البيانات من خلال نظام قائم على أساس سحابي "Cloud"، حيث يُمكن تخزين جميع البيانات التي يتم العمل عليها واستردادها بسهولة، كما أنَه يوفر لمُلاك الشركات والرؤساء التنفيذيين والمسؤولين التحكم في الأشخاص الذين يتم منحهم حق الوصول إلى حسابات الشركة وتتبع الأنشطة والمعاملات في الوقت الفعلي.
ويتمتع برنامج "Xero" بأمان مضاعف يُنافس مستوى الأمان الذي تستخدمه بعض أنظمة البنوك لمنع انتهاك البيانات، حيث يعمل على تشفيرها، وحمايتها أيضاً من خلال عمليات تدقيق الأمان المنتظمة، والمصادقة ذات الخطوتين، والمراقبة على مدار الساعة للخوادم الرقمية.
الكثير من الإنتاجية، القليل من المهام!
تعمل هذه البرامج على تقليل المهام اليدوية المتكررة وتبسيط العمليات المحاسبية مثل إدارة العديد من حسابات العملاء في وقت واحد، ووجود الأدوات والتطبيقات المدمجة في البرنامج التي تُسهل التعامل مع الضرائب وإعداد الإقرارات الضريبية، وبالتالي تُساعد هذه الأنظمة على تقليص حجم القوى العاملة، وتقليل احتمالية حدوث الأخطاء البشرية، كما وتتيح للمحاسب المتخصص المزيد من الوقت حتى يتمكن من التركيز على المهام ذات القيمة المضافة، وتطوير مجالات جديدة للنمو المحتمل في نشاط الشركة، ما يُساهم بلا شك في تحقيق رؤى المشروع والاستجابة السريعة لمتغيرات سوق العمل.
تواصل أسهل مع فريق العمل
بلا شك أن التواصل الفعَال هو أحد أهم الأمور التي باتت اليوم تحكم جودة الأعمال، ونظراً لتوسع بعض الشركات وازدياد عدد فروعها وأقسامها، قد يصبح التواصل عقبة تُساهم في إضاعة الوقت أكثر من جني الثمار الإيجابية، لذلك يعمل برنامج "Xero" والبرامج المشابهة له، على تسهيل سير العمل، فهو يتيح الوصول للبيانات الفعلية في الوقت الواحد لكافة الفروع أياً كانت مواقعها الجغرافية، حيث يستطيع الجميع الوصول إلى البيانات المحدثة دون الحاجة إلى الرسائل البريدية المتواصلة، وتمنح هذه الآلية المزيد من المرونة للإدارة العليا وأصحاب المصلحة أو المستشارين للوصول الى تلك البيانات بسهولة، ما يزيد من مستوى الشفافية في أداء العمل.
