إذا أردت معرفة ما يحدث حقاً في عملك عليك أن تنظر إلى بياناتك، وكذلك الأمر بالنسبة لتحصيل الحسابات المدينة فإذا أردت معرفة مدى جودة أدائك عليك أن تنظر إلى مؤشرات محددة.
إذ ستساعدك هذه المؤشرات على معرفة مكانك، وعلى تركيز جهود فريقك، وتحسين عملية التحصيل في المستقبل، وإدارة التدفق النقدي بالطريقة المثلى، وعلى فهم ما الذي يعمل جيداً وما الذي يحتاج إلى التحسين.
تعرّف في هذا المقال ما على ما يلي:
1- ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة؟
2- أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة
3- أبرز مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة
ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة
مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة هي المؤشرات التي توضّح كيفية إدارة الأعمال النقدية وكيفية تحصيلها، أي هي المؤشرات التي توفّر نظرة مفصّلة على التدفق النقدي والسيولة للشركة.
وبعبارة أخرى، هي المؤشرات التي تتبع مدى نجاح وكفاءة عملية تحصيل أموال المنتجات والخدمات المستحقة للشركة والتي لم تدفع بعد والتي تؤثر على سيولة الشركة والتدفق النقدي .
الجدير بالذكر أن ليس كل مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة ستنفعك، لذلك يجب أن تنظر أولاً إلى أهدافك واستراتيجية عملك ثم تختار المقاييس الأكثر صلة.
أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة
سنوضّح في هذه الفقرة مدى أهمية هذه المؤشرات لمختلف الأعمال التجارية إذ أنها:
- تساعد في إدارة التدفق النقدي الخاص بالعمل التجاري عن طريق تقليل النقد المقيد في الحسابات المدينة.
- تسمح بالحفاظ على رأس المال العامل الكافي عن طريق تجنب رصيد الحسابات المدينة المتضخم.
- تقلل من الديون المعدومة الناجمة عن عدم دفع المدين.
- تساعد في اتخاذ قرارات حكيمة عندما يتعلق الأمر بشروط الإئتمان إذ تحدد مكان رسم الخط حيث لا تزال الفوائد تفوق التكاليف وتمنع تمديد فترات الإئتمان لفترات أطول من اللازم.
- تحدد النفقات المتعلقة بتحصيل المدفوعات وأداء التحصيل ومتوسط المدفوعات والحسابات النشطة وتوفر نظرة مفصّلة حول كيفية عمل الشركة وكفاءة الفريق.
- تحدد المشاكل في عملية الفوترة أو في سياسة الفوترة.
- تسمح بقياس سرعة دفع العملاء للفواتير وتزيد من دقة التنبؤ المالي.
بعد أن تأكدت من صحة فواتيري بفضل المؤشرات كيف أتخلص من عناء إصدارها
يمكنك التسجيل في خدمة إصدار الفواتير الإلكترونية المقدّمة من شركة باي فلو Piflow المحاسبية المصنفة من أفضل الشركات في السعودية والتخلص من عناء إصدار الفواتير وجدولتها وإرسالها أيضاً.
كيفية التسجيل في هذه الخدمة؟
- احجز جلسة مجانية مدتها 30 دقيقة من هنا لتحديد آلية العمل ولفهم الخدمة أكثر
- ادفع الرسوم اللازمة لتأكيد اشتراكك في هذه الخدمة
- انتظر أن يتواصل معك الموظف المسؤول عن إصدار الفواتير خلال يوم عمل
سجّل في هذه الخدمة الآن وودع أكثر المهام الروتينية إزعاجاً!
أبرز مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة
سنستعرض في هذه الفقرة أهم وأبرز مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة بالإضافة إلى المعلومات اللازمة عن كيفية حسابها وكذلك ما تعنيه نتائج هذه الحسابات لأداء فريق الحسابات المدينة.
1- أيام المبيعات المدينة أو المستحقة أو المعلّقة Days Sales Outstanding (DSO):
يقيس هذا المؤشر مدى سرعة دفع العملاء للفواتير، ويُحسب بقسمة إجمالي رصيد الحسابات المدينة على متوسط إيرادات المبيعات اليومية.
الجدير بالذكر أنه كلما انخفضت أيام المبيعات المدينة كان ذلك أفضل، لأن ارتفاعها يعني أن المدفوعات لا تجمع بأسرع ما يمكن مما سيؤثر على التدفق النقدي.
ما هي صيغة حساب مؤشر أيام المبيعات المدينة؟
أيام المبيعات المدينة = (رصيد الحسابات المدينة/إجمالي مبيعات الإئتمان) * عدد الأيام
توضّح هذه الصيغة عدد الأيام المستغرقة في المتوسط من وقت إجراء البيع إلى وقت استلام النقد من هذا البيع.
على سبيل المثال، إذا امتلكت شركة معينة رصيد إجمالي للحسابات المدينة قدره 20000 ريال في شهر معين، وكانت إيرادات مبيعاته في ذلك الشهر 200000 ريال وكانت عدد أيام الشهر 30 يوماً ستكون أيام المبيعات المدينة لذلك الشهر 3.
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
سيتمكن فريق الحسابات المدينة من خلال تتبع مؤشر أيام المبيعات المدينة من تحديد أي مشاكل محتملة في عملية الحسابات المدينة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة قبل أن تتفاقم المشاكل أكثر.
2- متوسط أيام التأخير Average Days Delinquent (ADD):
يوضّح هذا المؤشر متوسط عدد الأيام التي يستغرقها العميل لدفع فاتورته بعد استحقاقها، ويُحسب بطرح أفضل DSO (أيام المبيعات المدينة) من ال DSO (أيام المبيعات المدينة) العادي.
الجدير بالذكر أن النجاح في تتبع هذا المؤشر يمكن أن يساعد على تنبؤ متى قد تصبح الديون المعدومة مشكلة، أما الفشل في تتبعه يضر بالصحة المالية للشركة لأن الديون المعدومة والمدفوعات المتأخرة ستكون غير متوقعة.
ما هي صيغة حساب مؤشر متوسط أيام التأخير؟
متوسط أيام التأخير = DSO العادي - أفضل DSO ممكن
DSO العادي = (رصيد الحسابات المدينة العادي / إجمالي مبيعات الإئتمان) x عدد الأيام
أفضل DSO ممكن = (رصيد الحسابات المدينة الحالي / إجمالي مبيعات الإئتمان) x عدد الأيام
على سبيل المثال، إذا كان رصيد الحسابات المدينة العادي 25000 ريال ورصيد الحسابات المدينة الحالي 6000 ريال وإجمالي مبيعات الإئتمان في 30 يوم 15000 ريال يكون:
ال DSO العادي = (25000 / 15000) × 30
= 50
أفضل DSO ممكن = (6000 / 15000) × 30
= 12
متوسط أيام التأخير = 50 - 12
= 38
أي أن العملاء يستغرقون 38 يوم في المتوسط لدفع الفواتير بعد استحقاقها.
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
سيتمكن فريق الحسابات المدينة من خلال تتبع مؤشر متوسط أيام التأخير من فهم المدة المستغرقة قبل قيام الحسابات عالية المخاطر بتسوية المدفوعات المتأخرة بشكل أفضل بكثير.
إذا واجه فريق الحسابات المدينة أي عائق أو مشكلة في استرداد الفواتير بعد تاريخ استحقاقها يجب التأكد من أنهم يقومون بإجراء مكالمات هاتفية فعّالة للحسابات المدينة قبل شطب الفواتير أو رفعها إلى تحصيل الديون.
3- نسبة دوران الحسابات المدينة Accounts Receivable Turnover Ratio (ATR):
يوضّح هذا المؤشر مدى سرعة جمع قسم الحسابات المدينة للمدفوعات وتحويلها إلى نقد، ويُحسب بقسمة صافي المبيعات على متوسط الحسابات المدينة.
ما هي صيغة حساب نسبة دوران الحسابات المدينة؟
نسبة دوران الحسابات المدينة = صافي مبيعات الإئتمان ÷ متوسط الحسابات المدينة
على سبيل المثال، إذا امتلكت شركة ما 25,000,000 ريال في المبيعات و220,000,000 في الحسابات المدينة تكون نسبة دوران الحسابات المدينة 25%.
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
تعني نسبة دوران الحسابات المدينة المرتفعة أن فريق الحسابات المدينة يجمع المدفوعات بسرعة، بينما تعني النسبة المنخفضة أن الفريق لا يفعل ما يكفي لتحصيل المدفوعات.
الجدير بالذكر أنه إذا أردت تسريع عملية الدفع لتحسين نسبة الدوران حاول أن تحفّز العملاء على سداد مدفوعات الفواتير في وقت مبكر وذلك عن طريق تقديم خصومات على الدفع المبكر.
4- مؤشر فعالية التحصيل Collections Effectiveness Index (CEI):
يوضّح هذا المؤشر مدى كفاءة الشركة في تحصيل المدفوعات، ويُحسّب بتقسيم عدد الحسابات المتأخرة على إجمالي عدد الحسابات المدينة النشطة.
الجدير بالذكر أن هذا المؤشر يعد واحداً من أهم مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة لأنه يرتبط ارتباطاً مباشراً بكمية الأموال المفقودة بسبب الديون المعدومة.
ما هي صيغة حساب مؤشر فعالية التحصيل؟
مؤشر فعالية التحصيل = (A/R الأولي+ مبيعات الإئتمان الشهرية - A/R الإجمالي النهائي) ÷ (جميع المستحقات الأولية + مبيعات الإئتمان الشهرية - المستحقات الحالية النهائية) x 100
على سبيل المثال، إذا امتلكت شركة ما A/R أولي بقيمة 100000 ريال، ومبيعات ائتمانية شهرية بقيمة 200000 ريال، وA/R إجمالي نهائي بقيمة 120000 ريال سيحسب مؤشر فعالية التحصيل على النحو التالي:
مؤشر فعالية التحصيل =
(100000 + 200000 - 120000) ÷ (100000 + 200000 - 120000) x 100 = 100
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
كلما ارتفع مؤشر فعالية التحصيل كلما كان فريق التحصيل أقل فعالية في تحصيل المال من العملاء.
الجدير بالذكر أنه قد ترجع قلّة فعالية فريق التحصيل إلى عدم التواصل مع العملاء، أو الفواتير غير الصحيحة، أو ببساطة عدم متابعة الحسابات المتأخرة، ويمكن تحسين عملية التحصيل عن طريق تحسين عملية تتبع الفوترة.
5-نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات Bad Debt to Sales Ratio:
يقيس هذا المؤشر النسبة المئوية لمبيعات الإئتمان التي لا تحصّل الديون المعدومة، ويُحسب بتقسيم إجمالي الديون المعدومة على إجمالي المبيعات.
ما هي صيغة حساب نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات؟
(المبيعات غير المحصّلة / المبيعات السنوية) x 100
على سبيل المثال، إذا امتلكت شركة ما إجمالي ديون معدومة قدره 20000 ريال وإجمالي مبيعات قدره 100000 ريال ستكون نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات ستكون 20%.
الجدير بالذكر أن نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات الجيدة تكون عموماً أقل من 15% وأن نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات السيئة تكون عموماً أعلى من 25٪.
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
قد يعني ارتفاع نسبة الديون المعدومة إلى المبيعات أن فريق الحسابات المدينة لا يتواصل بشكل جيد مع العملاء، أو لا يصدر الفواتير بالشكل الصحيح، أو لا يتابع الحسابات المتأخرة.
أو قد يشير أيضاً إلى أن الشركة تنمو بسرعة كبيرة ولا تمتلك أنظمة كافية لإدارة قاعدة العملاء الآخذة في التوسع.
أما بالنسبة لتحسين المؤشر فيمكن للفريق اتباع نهج دبلوماسي وملحّ للوصول إلى العملاء أو يمكن تنفيذ تتبع الفواتير للتأكد من متابعة الحسابات المتأخرة.
6- نسبة الشطب Write-off Ratio:
هو النسبة المئوية للحسابات المدينة التي شُطبت بالفعل كديون معدومة، وهو الرقم الذي يساعد على تحديد ما إذا كانت جهود التحصيل فعّالة أم لا.
ما هي صيغة حساب نسبة الشطب؟
(نفقات الديون المعدومة / الحسابات المدينة) x 100
على سبيل المثال، إذا كانت نفقات الديون المعدومة لشركة ما 100 ريال ورصيد حساباتها المدينة 1000 ريال ستكون نسبة الشطب 10%
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
يجب أن يحرص فريق الحسابات المدينة على ألا ترتفع نسبة الشطب وأن تبقى منخفضة قدر الإمكان.
لأن ارتفاعها سيسبب الكثير من المشاكل للفريق منها: عدم القدرة على تحقيق هوامش الربح المتوقعة من صافي المبيعات الإئتمانية والمساهمة في الحد من نمو الشركة أو إغلاقها.
الجدير بالذكر أنه يمكن للفريق أن يحمي الشركة من الدافعين السيئين عن طريق تنفيذ الشيكات الإئتمانية كممارسة قياسية عند تسجيل العملاء الجدد.
7- نسبة الاتصال بالطرف الصحيح Right Party Contracted Rate (RPC):
هو النسبة المئوية لمحاولات الاتصال (رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وتذكيرات الرسائل القصيرة) التي تم إجراؤها على طريقة اتصال صالحة للشخص أو العمل المستحق منه الفاتورة أي الطرف الصحيح.
على سبيل المثال، إذا أرسلت 100 رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالدفع وذهب 95 منها إلى جهة الاتصال الصحيحة للدفع ستكون نسبة الاتصال بالطرف الصحيح 95%.
ما هي دلالة هذا المؤشر لأداء فريق الحسابات المدينة؟
إذا كانت نسبة الاتصال مرتفعة فهذا يعني أن أداء الفريق جيداً وأنه يرسل معظم تذكيرات الدفع إلى الأشخاص المسؤولين عن الدفع.
أما إذا كانت نسبة الإتصال منخفضة فهذا يعني أن أداء الفريق سيئاً وأنه غير قادر على إرسال تذكيرات الدفع إلى الأشخاص الصحيحين المسؤولين عن الدفع.
ويمكن هنا تحسين الأداء عن طريق وضع صاحب الشركة لمبادئ توجيهية في سياسة مراقبة الإئتمان والحسابات المدينة للسماح للفريق باتباع العمليات المحددة للحصول على معلومات الطرف الصحيح الدقيقة.
أخيراً، أصبح تعقب إدارة الإئتمان ورأس المال العامل ودوران الحسابات المدينة وتحصيل المدفوعات أهم من أي وقت مضى وذلك بسبب تطور الأعمال التجارية وازدياد تعقيدها.
لذلك يجب الاهتمام أكثر بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs للحسابات المدينة لضمان الحفاظ على الصحة المالية للأعمال التجارية ولضمان استقرارها ونموها ونجاحها.
