المحاسبة ومسك الدفاتر عاملان أساسيان للنمو التجاري. رجال الأعمال الذين ينجحون في الحفاظ على سجل مالي جيد يقودون مؤسساتهم نحو النجاح. ومع ذلك، تظهر المشكلات عندما لا يمتلك أصحاب الأعمال الصغيرة المقدار المناسب من المعرفة أو المهارات لإعداد الموارد المالية للشركة بشكل فعّال.كما أدى التقدم التكنولوجي إلى زيادة المهارات والكفاءة لأداء وظائف المحاسبة ومسك الدفاتر من قبل المتخصصين. حيث أصبح التحدي هو العثور على الخيار الأكثر قابلية للتطبيق على أساس احتياجاتهم المالية. بمعنى آخر، المحاسبة الداخلية أم الاستعانة بمصادر خارجية. هذه القرارات مهمة لأن المحاسبة المعقدة التي يقوم بها الأفراد دون المعرفة المطلوبة يمكن أن تؤدي إلى نتائج كارثية. لذلك، يجب أن نفهم كافة الخيارات المختلفة وأن نقوم بموازنة المسار الأنسب بناءً على احتياجات العمل.
المحاسبة الداخلية مقابل الاستعانة بمصادر خارجية
المحاسبة الداخلية هي عندما تختار الإدارة تعيين فريق محاسبة خاص بها وتكون متاحة كموظف بدوام كامل بينما تتطلب الاستعانة بمصادر خارجية استخدام محاسب من خلال خدمات طرف ثالث. تتم مقارنة خيارات المحاسبة هذه وفقًا للمعايير التالية:
التكاليف
الاستعانة بمصادر خارجية
ستختار الشركات الصغيرة الاتجاه نحو الاستعانة بمصادر خارجية للمحاسبة والتي تكون أكثر فاعلية من حيث التكلفة بسبب الخبرة العالية وعدم وجود التزامات لدفع رواتب بدوام كامل والتأشيرات وغيرها. بصرف النظر عن هذا، تتقاضى شركات الاستعانة بمصادر خارجية حزماً وباقات مختلفة إما شهرية أو لكل ساعة وتقدم خدمات عالية الجودة مع مرونة إضافية لأداء المهام العاجلة.
المحاسبة الداخلية
سيكون تعيين محاسب بدوام كامل أكثر تكلفة حيث سيطلب الموظف رواتب ونفقات عامة واستخدام المعدات المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر وتكاليف التدريب والتأمين الصحي والإجازة مدفوعة الأجر وغيرها. علاوة على ذلك، فإنه بحاجة إلى المزيد من الوقت لإجراء عمليات المقابلة والانتهاء من كافة إجراءات التوظيف.
مراقبة الجودة ومنع الاحتيال
الاستعانة بمصادر خارجية
من خلال الاستعانة بمصادر خارجية، يمكنك الوصول إلى الأفراد ذوي المعرفة العميقة والاهتمام بالتفاصيل وجودة العمل بشكل أكبر. يرجع السبب إلى سمعة الوكالات في خدمة العملاء بأمانة والحفاظ على أعمالهم. هذا يمنعهم من ارتكاب أنشطة احتيالية واستخدام أدوات مختلفة للتحقق مرة أخرى من أي خطأ.
المحاسبة الداخلية
إن وجود ضوابط داخلية مناسبة تحمي المعلومات المحاسبية في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة وصحيحة. إنها تنطوي على عمليات تحقق ومشاركة متعددة لزيادة الإجراءات. وبالرغم من ذلك، عادة ما توظف الشركات الصغيرة 2 إلى 3 مُحاسبين فقط لديهم فرصة أكبر للاحتيال المتعمد أو الأخطاء البشرية. مع وجود أشخاص إضافيين، يكون من الأسهل تحديد المخاطر المتعلقة بإعداد التقارير والبيانات المصرفية وغيرها.
إعداد التقارير المالية
الاستعانة بمصادر خارجية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية، هناك زيادة في الدعم والتنظيم تجاه المُحاسبين الداخليين بالإضافة إلى زيادة دقة ووقت وأداء التقارير المالية والموظفين
المحاسبة الداخلية
تعلن التقارير المالية عن النظرة العامة للشركة وتساعد في اتخاذ القرارات. القضية الرئيسية هي أن المُحاسبين الداخليين يحتاجون إلى التحقق بدقة من المستندات المالية والمعاملات والتقارير الأخرى لتقديم رؤى دقيقة. كما أنها تتطلب المهارات الصحيحة ولكنها غالباً ما تشارك في واجبات الموارد البشرية الأخرى مثل إدخال البيانات الذي يدفع وظائف التقارير المالية المهمة للتدفقات النقدية مع الشركة ويمكن أن تؤثر سلبًا على الأعمال.
مستوى الإنتاجية وحجم الأعمال
الاستعانة بمصادر خارجية
بصفتها شركة صغيرة وناشئة، فإن الاستعانة بمصادر خارجية من شأنه أن يكون بمثابة دعم كبير ويسمح للموظفين بالتركيز على أنشطة تطوير الأعمال دون القلق بشأن جميع الإجراءات المحاسبية. سيساعد هذا أيضاً على نمو وتطوير الأعمال بكفاءة في المستقبل مع التركيز فقط على إعداد التقارير الدقيقة.
المحاسبة الداخلية
المشكلة مع المحاسبين الداخليين هي عبء أداء مهام متعددة وترك مجال أكبر للأخطاء في البيانات المالية الهامة. مما يؤدي إلى قلة الإنتاجية خلال ساعات العمل. فيما من حيث قابلية التوسع، تتطلب الأعمال التجارية المتنامية ممارسات محاسبية فائقة التركيز. لذ فإنه من الضروري تجنب تداخل العمل.
الوصول إلى الأدوات المتقدمة وتوافر المُحاسبين
الاستعانة بمصادر خارجية
عادة ما يكون لدى شركات المحاسبة الخارجية دعم عبر الإنترنت على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع مقارنة بالموظفين الداخليين ولديها إمكانية الوصول إلى البيانات من خلال الأدوات المتقدمة التي يديرها مُحاسبون متمرسون. يمكن أن تدعم هذه البرامج الأعمال من خلال تقديم مسك الدفاتر وتقارير أخرى في الوقت المناسب
المحاسبة الداخلية
بينما توفر المحاسبة الداخلية مزايا تعدد المهام وفهم العمل عن قرب، إلا أنها قد تكون صعبة أثناء فترات غياب الموظف. إذا طلب المحاسب إجازة مرضية، فإن عبء العمل يتم إلقاؤه على المُحاسبين الآخرين مما قد يؤدي إلى عدم الدقة في إنجاز بعض المهام احياناً.
أيهما يوفر قيمة أفضل؟
تعتمد الإجابة كلياً على احتياجات العمل وحجم الشركة. وبالرغم من ذلك إلا أن المقارنة تظهر أن الاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة وخدمات تنظيم الدفاتر مثل باي فلو يمكن أن توفر قيمة أكبر للشركات الصغيرة من حيث التكلفة والوقت والتوافر والوصول إلى التقنيات المتقدمة لتقديم نتائج دقيقة. كما أنه من شأنه تخفيف العبء من خلال إدارة الحسابات وتمكين الشركات من التركيز على استراتيجيات خلق المكانة والقيمة للنمو والتطور المستقبلي أثناء جائحة كوفيد 19.
