تلعب المصروفات النثرية دوراً رئيسياً في العمليات اليومية لأي شركة، إذ تشمل النفقات الصغيرة والمتكررة التي تنشأ خلال سير العمل العادي.
وعلى الرغم من صغر حجم هذه النفقات فإنها تتجمع لتشكّل جزءاً كبيراً من الميزانية التشغيلية للشركة.
لذلك فإن فهم وإدارة المصروفات النثرية بكفاءة يسهم بشكل كبير في تحسين الأداء المالي العام للشركة.
تعرّف في هذا المقال على ما يلي:
1- ما هي المصروفات النثرية
2- مميزات وعيوب المصروفات النثرية
3- أفضل الممارسات لإدارة المصروفات النثرية
تعريف المصروفات النثرية
المصروفات النثرية هي المصروفات الصغيرة التي تتكبدها الشركات بشكل يومي أو دوري ولا تستحق فتح حساب مستقل لها في النظام المحاسبي.
تشمل هذه المصروفات على سبيل المثال تكاليف القرطاسية والبريد والنقل المحلي والوجبات الخفيفة لموظفي الشركة.
تهدف المصروفات النثرية إلى تسهيل العمليات اليومية للشركة دون الحاجة إلى إجراءات محاسبية معقدة لكل عملية صغيرة.
كما تُعد إدارة المصروفات النثرية جزءاً مهماً من النظام المالي لأي شركة، إذ تتطلب تتبع هذه المصروفات بدقة لضمان الشفافية والكفاءة في العمليات المالية.
ويتم تخصيص مبلغ محدد من المال لهذه المصروفات ويُحتفظ به عادةً في صندوق صغير داخل المكتب، ويُسجل كل إنفاق في دفتر أو نظام رقمي مخصص لهذا الغرض مع جمع الإيصالات والفواتير كوثائق داعمة.
تساعد الإدارة الفعّالة للمصروفات النثرية في تحسين الرقابة المالية وتقليل الفاقد المالي الناتج عن النفقات الصغيرة غير المسجلة.
كما تعزز هذه الإدارة من القدرة على التخطيط المالي والتحليل الدقيق للتكاليف مما يدعم اتخاذ قرارات مالية استراتيجية مبنية على بيانات دقيقة ومحدثة.
مميزات المصروفات النثرية
تمنح إدارة المصروفات النثرية بكفاءة الشركات العديد من الفوائد التي تعزز من تنظيمها المالي وكفاءتها التشغيلية، وفيما يلي بعض المميزات الرئيسية للمصروفات النثرية:
1- سهولة الإدارة:
تسهيل إدارة النفقات الصغيرة التي لا تستدعي فتح حسابات منفصلة في النظام المحاسبي، وتوفير وقت وجهد في التعامل مع المعاملات المالية البسيطة التي تتكرر بشكل يومي.
2- المرونة:
توفير مرونة أكبر في التعامل مع النفقات اليومية الطارئة أو غير المتوقعة، وتمكين الموظفين من تغطية تكاليف بسيطة دون الحاجة إلى إجراءات إدارية معقدة.
3- تعزيز الكفاءة:
تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تسريع عملية سداد النفقات الصغيرة، وتقليل الإجراءات البيروقراطية وتجنب التأخير في تسوية الفواتير الصغيرة.
4- التحكم المالي:
تعزيز الرقابة المالية من خلال تحديد ميزانية محددة للمصروفات النثرية، وتوفير آلية مراقبة لتتبع النفقات وضمان استخدامها بشكل صحيح ومناسب.
5- تحسين التوثيق:
تحسين عملية التوثيق من خلال تسجيل كل مصروف نثري مع الإيصالات والفواتير ذات الصلة، وضمان الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدّثة تساعد في عمليات المراجعة والتدقيق المالي.
6- الشفافية:
تعزيز الشفافية في النفقات الصغيرة من خلال تسجيلها بشكل منتظم ومنظم، وتسهيل عملية تتبع المصروفات ومعرفة كيفية توزيع الموارد المالية على الأنشطة اليومية.
7- التخطيط المالي:
مساعدة الإدارة في التخطيط المالي من خلال تحليل أنماط الإنفاق على المصروفات النثرية، وتقديم رؤى مفيدة حول النفقات الصغيرة التي يمكن تقليلها أو تحسينها لتحقيق الكفاءة المالية.
8- الامتثال المحاسبي:
ضمان الامتثال للمعايير المحاسبية من خلال تسجيل المصروفات النثرية بشكل صحيح.، وتسهيل إعداد التقارير المالية النهائية وتجنب الأخطاء في الحسابات.
عيوب المصروفات النثرية
على الرغم من الفوائد العديدة لإدارة المصروفات النثرية إلا أن هناك بعض العيوب والتحديات التي قد تواجه الشركات عند التعامل مع هذه النفقات، وفيما يلي بعض العيوب الرئيسية للمصروفات النثرية:
1- صعوبة الرقابة:
يمكن أن تكون المصروفات النثرية عرضة للتلاعب أو الفساد نظراً لصغر حجمها وصعوبة تتبعها بدقة، وقد يكون من الصعب التأكد من أن جميع المصروفات قد تم تسجيلها بشكل صحيح ومعتمد.
2- زيادة العبء الإداري:
تتطلب إدارة المصروفات النثرية توثيقاً مستمراً ودقيقاً لكل عملية إنفاق صغيرة، مما يزيد من العبء الإداري على الموظفين، وقد يكون جمع الإيصالات والفواتير لكل عملية صغيرة أمراً مرهقاً ويستهلك وقتاً.
3- ارتفاع احتمال الأخطاء:
قد يؤدي تسجيل المصروفات النثرية يدوياً إلى زيادة احتمال وقوع الأخطاء في التسجيل أو الحساب، ويمكن أن تنجم الأخطاء عن نسيان تسجيل بعض النفقات أو فقدان الإيصالات.
4- صعوبة التخطيط المالي:
قد تجعل المصروفات النثرية التخطيط المالي الدقيق أكثر صعوبة بسبب تشتتها وصغر حجمها، وتؤدي النفقات النثرية غير المتوقعة إلى تعقيد عملية وضع الميزانية وتحقيق الأهداف المالية.
5- عدم الكفاءة المالية:
يؤدي الاعتماد الكبير على المصروفات النثرية إلى انخفاض الكفاءة المالية بسبب التكاليف الصغيرة المتكررة، وقد يصبح من الصعب تقييم الفعالية الاقتصادية لبعض النفقات النثرية مقارنة بالنفقات الأكبر.
6- صعوبة تحليل النفقات:
يمكن أن تكون المصروفات النثرية مشتتة وصعبة التحليل بشكل منفصل، مما يجعل من الصعب تحديد الأنماط أو الاتجاهات في الإنفاق، وقد تكون النفقات الصغيرة غير مرئية ضمن الصورة المالية الأكبر مما يؤدي إلى إهمال تحليلها بشكل كافٍ.
7- التحديات التقنية:
تواجه بعض الشركات تحديات في تطبيق نظم تقنية لتسجيل ومتابعة المصروفات النثرية بدقة خاصةً إذا كانت تعتمد على الأساليب التقليدية، ويمكن أن يكون استخدام التقنيات الحديثة مكلفاً ومعقداً لبعض الشركات الصغيرة أو الناشئة.
أفضل الممارسات لإدارة المصروفات النثرية
تتطلب إدارة المصروفات النثرية بشكل فعّال اتباع مجموعة من أفضل الممارسات التي تضمن الشفافية والدقة في تسجيل النفقات الصغيرة وتعزيز الكفاءة المالية للشركة، وفيما يلي أبرز الممارسات التي يمكن اتباعها:
1- تحديد سياسة واضحة للمصروفات النثرية:
وضع سياسة واضحة تحدد ما يعد مصروفاً نثرياً وما لا يعتد كذلك، بما في ذلك حدود الإنفاق والإجراءات الواجب اتباعها لتسجيل هذه المصروفات، وضمان أن جميع الموظفين على دراية بالسياسة وملتزمون بها.
2- تخصيص صندوق نقدي مخصص:
إنشاء صندوق نقدي صغير مخصص للمصروفات النثرية يتم تخصيصه بمبلغ معين يمكن استخدامه لتغطية النفقات اليومية الصغيرة، ومراجعة الصندوق بشكل دوري وتحديث المبلغ المخصص وفقاً للاحتياجات الفعلية.
3- الاحتفاظ بسجل دقيق:
تسجيل جميع المصروفات النثرية بشكل دقيق ومفصّل في دفتر أو نظام رقمي مخصص لهذا الغرض، وتضمين تفاصيل مثل التاريخ والمبلغ ونوع المصروف والمستفيد لضمان الشفافية.
4- جمع وحفظ الإيصالات:
جمع جميع الإيصالات والفواتير المتعلقة بالمصروفات النثرية كوثائق داعمة، وحفظ هذه الوثائق في ملف منظم يسهل الوصول إليه عند الحاجة.
5- تعيين مسؤول عن الصندوق:
تعيين شخص مسؤول عن إدارة صندوق المصروفات النثرية ومتابعة التسجيل وحفظ الإيصالات، وضمان أن المسؤول يتبع الإجراءات المتبعة ويقوم بتقديم تقارير دورية للإدارة المالية.
6- إجراء مراجعات دورية:
إجراء مراجعات دورية لصندوق المصروفات النثرية من قبل القسم المالي أو محاسب مستقل، والتحقق من دقة السجلات ومطابقتها مع الإيصالات والتأكد من عدم وجود أي تجاوزات أو تلاعب.
7- استخدام التكنولوجيا:
استخدام برامج المحاسبة أو تطبيقات الهواتف الذكية لتسهيل تسجيل ومتابعة المصروفات النثرية، وتوفير الوقت والجهد في التسجيل اليدوي وتقليل احتمال الأخطاء.
8- تدريب الموظفين:
تقديم تدريب منتظم للموظفين حول كيفية إدارة وتسجيل المصروفات النثرية، وتعزيز الوعي بأهمية الالتزام بالسياسات والإجراءات المتبعة.
أخيراً، تعد المصروفات النثرية جزءاً لا يتجزأ من العمليات المالية اليومية لأي شركة سواءً كانت ناشئة أو متوسطة أو كبيرة.
لذلك يساعد فهم وإدارة هذه المصروفات في تعزيز الشفافية المالية وتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان الامتثال المالي.
ويمكن للشركات من خلال اتباع أفضل الممارسات وتطبيق تقنيات حديثة تحقيق توازن مثالي بين تسهيل العمليات المالية وتجنب الأخطاء والمشاكل المحتملة.
ومن هنا تقدم شركة باي فلو المحاسبية حلولاً متكاملة لإدارة المصروفات النثرية، إذ توفر أدوات متقدمة لتسجيل وتتبع هذه النفقات بدقة وفعالية.
وبفضل خبرتنا الواسعة في المجال نحن هنا لمساعدة الشركات على تحسين أدائها المالي وضمان تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والشفافية في جميع جوانب العمل المالي.
يمكنك حجز جلستك المجانية من هنا لمعرفة المزيد عن خدماتنا.
