سواء كانت شركة ناشئة أو شركة كبيرة، فإن مسك الدفاتر ضروري بلا شك، وبالرغم من ذلك قد يكون إجراءً مملًا ويستغرق وقتًا طويلًا، إذا لم يتم بشكل صحيح. وقد تؤدي الأخطاء في تنظيم الدفاتر إلى تحملك لنفقات اضافية أنت في غنى عنها و التي يمكن أن تؤدي إلى انهيار شركتك. وبالتالي من الضروري فهم الأخطاء الشائعة التي تتعرض لها الشركات وكيفية تجنبها.
فيما يلي 8 أخطاء حرجة في مسك الدفاتر تكلفك أموالًا:
1) التعامل مع الأموال بنفسك
غالباً ما يتخذ أصحاب الأعمال تدابير لخفض التكاليف ويتجهون إلى التعامل مع مسك الدفاتر بأنفسهم حتى إن لم تكن لديهم خلفية محاسبية قوية. قد تبدو هذه الخطوة مثالية لتوفير الوقت والمال، إلا أن الأخطاء قد تكلفك خسارة عملك، خاصةً عندما تصبح الأرقام أكبر ويصعب تتبعها. قد يؤدي هذا إلى عائدات متوقعة بشكل سيئ وحتى توابع قانونية. ومن ثم، فإن إسناد هذه المهام إلى متخصصين يساهم في الحصول على أرقام مالية أكثر دقة ويبقيك على المسار الصحيح مع اللوائح المالية.
2) عدم إعداد كشف تسوية البنك
الغرض من هذه البيانات هو تجنب التناقضات بين المعاملات المسجلة والبيانات المصرفية في المحاسبة. المشكلة الرئيسية في معظم الشركات التي تعمل على أساس نقدي هي نسيان تسجيل الشيكات المرتجعة أو مصاريف الفوائد أو الدخل. يمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى عدم دقة التقارير المالية وبيانات الربح و الخسارة. والأسوأ من ذلك، أنه يؤدي إلى تعقيدات ضريبية ومالية للشركة.
3) الاحتفاظ بحساب تحت التسوية
هناك مشكلة حرجة أخرى وهي استخدام حساب مؤقت للتخلص من التكاليف غير المعروفة في الوقت الحالي والاحتفاظ بها حتى نهاية السنة المالية. في كثير من الأحيان، يميل أصحاب الحسابات إلى نسيان هذه التكاليف التي قد تكون حاسمة بالنسبة للأعمال. لذلك يجب أن تكون الحسابات المعلقة صفراً في الفترة النهائية من كل عام ويجب مراجعتها للعثور على أي أنشطة احتيالية.
4) عدم الدقة في الإبلاغ عن كشوفات الرواتب والتغاضي عن ضريبة المبيعات
نعم، يتم فرض الضرائب في نهاية السنة المالية. ومع ذلك، غالباً ما تقوم الشركات بإهمال المدفوعات الهامة مثل ضرائب المبيعات والرواتب. عندما يتم دفع كشوفات الرواتب، يجب أن نأخذ في الاعتبار صافي الأجور وضرائب المبيعات؛ إما شهرياً أو ربع سنوياً. يمكن أن يؤدي عدم القيام بالضرائب إلى دفع الشركة غرامات باهظة. لذلك، يوصى بالحصول على المعرفة المطلوبة لمنع الخسائر المالية.
5) عدم وضع شروط الدفع لحساب المدين
تنسى الشركات وضع شروط دفع مناسبة للعملاء وغالباً ما تُخطئ في تقدير المدفوعات التي تحدث في وقت غير مناسب. قد يؤدي ذلك إلى ديون معدومة ودفع مبالغ زائدة للضرائب وأنشطة تستغرق وقتاً طويلًا لتحديث المستحقات في النهاية. لذلك، من الضروري تطبيق المدفوعات على الفواتير على أساس شهري وتحديد شروط الدفع لتبسيط عملية الفوترة.
6) عدم تتبع المشتريات الصغيرة
قد تكون هذه النفقات ذات المبالغ الصغيرة ضمن العمليات الروتينية اليومية التي لا تأخذها الشركات في عين الاعتبار. على سبيل المثال، لا يزال شراء اللوازم المكتبية وأموال الغداء وغيرها من المصاريف. قد يؤدي ذلك إلى عدم القدرة على تسجيل هذه المبالغ الصغيرة إلى تداعيات في نهاية العام وظهور مبلغ ضريبي مرتفع بدون دليل قوي على الشراء.
7) محاسبة المشتريات الرئيسية مع المصاريف التجارية الفورية
لابد من عدم الخلط بين النفقات الفورية والنفقات الرئيسية مثل المعدات المفيدة على المدى الطويل والتي تنخفض قيمتها على المدى الطويل. على سبيل المثال، تعتبر الأدوات الثابتة عملية شراء منتظمة ولا ينبغي اعتبارها في نفس فئة المشتريات الرئيسية.
8) إدخال البيانات يدوياً والفشل في نسخها احتياطياً
يمكن أن يؤدي تنظيم الدفاتر المحاسبية يدوياً إلى تناقضات ناتجة عن خطأ بشري وقد يؤدي ذلك إلى ارتفاع التكاليف التي تتحملها الشركات في مراحل لاحقة. كما أن النسخ الاحتياطي لبياناتك يساعدك في استعادة دفاتر مالية هامة. لذلك، يوصى بالاستثمار في برنامج محاسبة عالي الجودة مثل پاي فلو لضمان دقة ووضوح بياناتك المالية وتجنب أي تكاليف إضافية.
من الواضح أن تنظيم الدفاتر المحاسبية عنصر أساسي لأي عمل تجاري. يمكن أن تساعدك الحلول البرمجية على تقليل التكاليف بشكل كبير وإعادة توجيه تركيزك إلى المجالات الحاسمة الأخرى لإدارة الأعمال.
هل سئمت من استخدام العديد من البرامج والانظمة لمجرد ادارة نشاطات مكتبية على سبيل المثال؟
نقدم لك الطريقة الجديدة لتسهيل عملك
